Ablaufdatum für Dokumente und Wiedervorlage

Das Thema Wiedervorlage von Dokumenten begegnet uns in unseren Kundengesprächen immer öfter. Besonders die jüngeren Normen nehmen die Aufforderung, bestehende Dokumenten in regelmäßigen Abständen einem Review zu unterziehen, sehr ernst.
Der enabler4BIZ unterstützte diese Aufgabe bisher schon in sehr einfachem Umfang. Die vielen Fragen von Interessenten und Kunden sowie die fruchtbaren Diskussionen haben uns dazu motiviert, dieses Thema nun aufzugreifen und entsprechend im enabler4BIZ umzusetzen.

So ist es ab der Version 4.1.877 im Dokumentenworkflow (Schritt „Dokument veröffentlichen“) möglich, neben dem bisher schon verfügbaren „gültig bis“ Datum auch noch auszuwählen, was bei Erreichen dieses Datums passiert:

Es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Dokument automatisch herausnehmen: Diese Option entfernt das gewünschte Dokument mit dem gewählten Datum aus dem System. Beim Entfernen des Dokuments wird automatisch ein Informationsmail an die Prozessverantwortlichen und an den Dokumentersteller (laut Workflow) verschickt.
  • Dokument im System belassen und als ungültig markieren: Der enabler4BIZ belässt das Dokument im System, markiert es jedoch entsprechend, sodass auch für alle Benutzer sichtbar ist, dass das Dokument nicht mehr gültig ist. Zeitgleich erfolgt eine Benachrichtigung an die Prozessverantwortlichen und den Dokumentersteller.
  • Automatische Wiedervorlage: Entsprechend den Einstellungen im System (normalerweise ein Monat vor Ablauf) verschickt der enabler4BIZ ein Erinnerungsmail an den Ersteller des Dokuments (in Kopie an die Prozessverantwortlichen). Dieses Mail enthält einen entsprechenden Hinweis, welches Dokument zu überprüfen ist. Ebenso enthält dieses E-Mail einen Link zum enabler4BIZ, wo das Dokument zur Bearbeitung heruntergeladen und ein Ersetzen-Workflow gestartet werden kann:

    Sollte der ursprüngliche Ersteller nicht mehr für das Dokument verantwortlich sein, so kann der Prozessverantwortliche das Mail einfach weiterleiten. Sollte bis zum Ablaufdatum des Dokuments keine neue Version des Dokuments veröffentlicht worden sein, so wird das Dokument automatisch als ungültig markiert und bleibt im System verfügbar.

Eine einfache Verlängerung der Gültigkeit eines Dokuments ist über die Administration (Advanced Administration –> Content –> Document Version Info) möglich, wo jederzeit auch für alle Dokumente die Aktion bei Erreichen des „gültig bis“ Datums beliebig geändert werden kann.

Sollten Sie weitere Fragen zu dieser Erweiterung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.