Mit der Version 4.2.533 haben wir eine Erweiterung für die Suche nach Dokumentverantwortliche veröffentlicht. Damit können Sie jetzt nicht nur herausfinden, wer für ein bestimmtes Dokument verantwortlich ist, sondern können sich beispielsweise auch anzeigen lassen, wann die nächsten Dokumente (für die Sie verantwortlich sind) ablaufen.
Diese Suchfunktion stellt Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung:
- Benutzername (standardmäßig ist hier der Name des angemeldeten Benutzers eingetragen)
- Verantwortung (also Ersteller, Überarbeiter, Prüfer, Freigeber,…)
- Dokumentname
- Typ (Suche nach den Dokumenttypen Ihres enabler4BIZ)
Das Suchergebnis liefert für alle gesuchten Dokumente:
- Name der Person (des Benutzers)
- Verantwortung für das Dokument. Hat der Benutzer das Dokument z.B. geprüft UND freigegeben, wird das Dokument zweimal angezeigt.
- Dokumentname, inkl. Kommentar (NEU), direktem Link zum Dokument, Dokument-Info (NEU) sowie die Möglichkeit zum direkten Start eines Workflows (NEU).
- Mouseover: Wenn Sie die Maus über den Dokumentnamen bewegen, sehen Sie – so wie im Prozessmodell – sämtliche Informationen aus der Veröffentlichung des Dokuments (NEU).
- (Dokument)Typ
- Gültig bis-Datum (NEU). Bei Dokumenten mit einem bereits überschrittenen Gültig bis-Datum wird dieses mit roter Schrift angezeigt.
- Verknüpfte Objekte (also jenen Prozesse, Organisationseinheiten udgl., denen das Dokument zugeordnet ist, inkl. Link zum Objekt im Modell)
Durch einen Mausklick auf die Überschriften der Suchergebnisliste kann diese nach dem jeweiligen Kriterium sortiert werden.
TIPP: Wenn Sie den Namen aus dem Feld „Person“ im Suchfilter entfernen, erhalten Sie eine Liste aller Verantwortlichen zu allen (gelenkten) Dokumenten.
Mit Hilfe des Export-Buttons im Suchfilter kann die gesamte Liste exportiert und in Microsoft Excel weiter be- bzw. verarbeitet werden.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung!