Logic4BIZ Blog

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Verzeichnisdokumente zur Bearbeitung reservieren

Mitte September durften wir Sie darüber informieren, dass interne Verzeichnisdokumente mit dem Plugin4BIZ bearbeitet werden können. Mit der enabler4BIZ Version 4.2.1026 und Plugin4BIZ Version 1.1.15 haben wir nun auch eine Reservierungsfunktion für diese Dokument ergänzt.

Wird nun durch einen User ein Word-Dokument mit dem Bleistift zur Bearbeitung geöffnet, wird dieses Dokument automatisch im enabler4BIZ reserviert. Sie erkennen dies sofort an dem neuen Symbol, ein Mousovertext zeigt, welcher Benutzer das Dokument reserviert hat:

Screenshot mit reserviertem Verzeichnisdokument

Mit dieser Reservierungsfunktion soll verhindert werden, dass das gleiche Dokument von mehreren Benutzern parallel bearbeitet wird. Das Dokument kann natürlich weiterhin von jedem berechtigten Benutzer durch einen Klick auf den Dateinamen geöffnet werden. Die Bearbeitung ist aber erst dann wieder mögliche, wenn:

  • die Bearbeitung durch den reservierenden Benutzer abgeschlossen ist und dieser das Dokument mit Hilfe des Buttons „Änderungen speichern“ im Plugin4BIZ abgeschlossen hat
    Screenshot Änderungen speichern im Plugin4BIZ Menü
    oder
  • der bearbeitende Benutzer die Reservierung durch einen Klick auf den Button „Reservierung aufheben“ im Plugin4BIZ aufhebt
    Screenshot Reservierung aufheben im Plugin4BIZ Menü
    oder
  • der bearbeitende Benutzer oder ein Admin die Reservierung durch einen Klick auf das Vorhängeschloss neben dem Dokument im enabler4BIZ aufhebt. Hebt ein Admin die Reservierung auf, wird der bearbeitende Benutzer natürlich per E-Mail benachrichtigt.

Sollte die Überarbeitung eines Dokuments längere Zeit in Anspruch nehmen, kann dieses natürlich auch lokal am Computer des Benutzers mit der „Datei speichern unter…“-Funktion von Word zwischengespeichert werden. Die Datei bleibt bis auf weiteres für den Benutzer reserviert. Der Dateiname, den der Benutzer beim lokalen Speichern vergibt, kann frei vergeben werden.
Zu einem späteren Zeitpunkt kann die Bearbeitung wiederaufgenommen werden, nach Abschluss der Bearbeitung mit „Änderungen speichern“ wird das Dokument in den enabler4BIZ zurückgeschrieben und die Bearbeitung aufgehoben. Unabhängig vom Dateinamen, den die Datei bei einer zwischenzeitlichen, lokalen Speicherung hatte, behält die Datei beim Zürckspeichern in den enabler4BIZ jenen Namen, den sie vorher auch hatte.

Noch ein wichtiger Hinweis: Solange ein Dokument reserviert ist, kann es nicht gelöscht werden. Es muss also zuerst die Bearbeitung abgeschlossen oder die Reservierung aufgehoben werden, bevor ein Dokument gelöscht werden kann.

Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!

Org-Workflow automatisiert aus anderer Anwendung starten

Heute haben wir eine Neuigkeit für alle Org-Workflow-Kunden und natürlich auch für alle, die es noch werden wollen: Der Org-Workflow ist jenes Modul im enabler4BIZ, mit dem wiederkehrende Prozessabläufe automatisiert und 100% nachvollziehbar gemacht werden können. Mit Hilfe flexibler und transparenter Funktionen kann jederzeit der Status jedes Workflows ermittelt werden. Nachhaltige E-Mailbenachrichtigungen informieren Benutzer über anstehende Aufgaben. Bisher mussten die Org-Workflows manuell durch den Aufruf eines Benutzers gestartet werden.

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Verzeichnisdokumente direkt bearbeiten – mit dem Plugin4BIZ

Bereits Ende August haben wir mit der Version 4.2.994 eine Erweiterung veröffentlicht, mit deren Hilfe Word-Dateien, die in einer internen Verzeichnisschublade im enabler4BIZ abgelegt sind, mit einem Mausklick im Word geöffnet und bearbeitet werden können. Nach Abschluss der Bearbeitung kann das geänderte Dokument mit Hilfe des Plugin4BIZ mit einem Mausklick wieder in das Verzeichnis zurückgespeichert werden.

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