Versionsinformationen in gelenkte Dokumente einfügen (Platzhalter / Metavariablen)

Unsere aktuelle Neuigkeit betrifft gelenke Dokumente, die mit Hilfe unserer Dokumenten-Workflows veröffentlicht werden. Ab der Version 4.1.746 können Sie Information aus dem Dokumenten-Workflow, mit dem ein Office Dokument neu veröffentlicht oder revisioniert wurde, automatisch in das Dokument einbinden.

Welche Informationen sind das? Folgende Informationen können bei der Veröffentlichung eines Dokuments automatisch übernommen werden:

  • Versionsnummer
  • Gültig ab
  • Gültig bis
  • Dokumentersteller (ab Version 4.2.868 nicht mehr verfügbar)
  • Name/n des/der Prüfer/s
  • Name/n des/der Freigeber/s
  • Dokumentname
  • Dokumenttyp
  • Dokumentnummer

Weitere Erweiterungen nach der Version 4.1.746 :

  • (Letztes)* Prüfdatum
  • (Letztes)* Freigabedatum

    *Sofern der Workflowschritt mehrere Personen beinhaltet wird jeweils das Datum der Prüfung/Freigabe durch den letzten Benutzer angeführt

  • Name/n des/der Überarbeiter/s (in der Reihenfolge der Bearbeitung)
  • Dokument ID

Weitere Erweiterungen nach der Version 4.2.868 :

  • Dokumentverantwortlicher

Wie funktioniert das? Ganz einfach: Sie Verwenden bei der Erstellung Ihres Dokuments Platzhalter. Beim Durchlauf des Dokumenten-Workflows für neue oder revisionierte Dokumente – genauer gesagt im Schritt „Veröffentlichen“ werden die Platzhalter direkt im Dokument ersetzt. Nach dem Austausch der Platzhalter durch die Daten aus dem Workflow wird das Dokument am enabler4BIZ-Server gespeichert und veröffentlicht.
Wird nun das veröffentlichte Dokument geöffnet (und z.B. in Folge für den Aushang ausgedruckt) werden die korrekten Veröffentlichungsinformationen angezeigt.

Wie heißen die Platzhalter? Derzeit stehen folgende Platzhalter zur Verfügung, die bei der Veröffentlichung des Dokuments automatisch ersetzt werden:

Platzhalter Wird ersetzt durch Beispiel
#e4bDocumentName# Dokumentname AW_Angebote_Legen
#e4bCreator# Dokumentersteller Max Müller
#e4bDocType# Documenttyp AW
#e4bNumber# Dokumentnummer 12345
#e4bVersion# Versionsnummer 2.3
#e4bValid# Gültig ab 01.01.2012
#e4bInvalid# Gültig bis 31.12.2014
#e4bProofed# Prüfer Erika Mustermann; Max Mu…
#e4bReleased# Freigeber Hans Meier
#e4bProofedDate# (Letztes) Prüfdatum 12.03.2017
#e4bReleasedDate# (Letztes) Freigabedatum 12.04.2017
#e4bReworked# Überarbeiter Hans Meier
#e4bID# Dokument ID 126
#e4bResponsible# Dokumentverantwortlicher Max Müller

Wichtig für diese Funktion: Das Ganze geht nur ab Office 2007 (Word und Excel), die in Format docx bzw. xlsx abgespeichert wurden!

Sollten Sie weitere Fragen zu dieser Erweiterung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.

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