Also wenn man es genau nehmen will, bedeutet die Kenntnisnahme eines QM-relevanten Dokuments noch lange nicht, dass es auch geöffnet, gelesen oder verstanden wurde. Aber Hand aufs Herz: Wer klickt nicht manchmal irgendeine Systemmeldung weg, nur weil jetzt gerade etwas anderes „wichtiger“ ist. Auch in diesen Situationen wollen wir Qualitätsmanager und Qualitätsbeauftragte bei der Nachweis- und Dokumentationspflicht nicht im Regen stehen lassen. Mit unserer aktuellen Erweiterung in der Version 4.2.332 unterscheiden wir bei der Dokument Info – also jener Funktion, die die nachweisliche Verteilung von Dokumenten unterstützt – zwischen „zur Kenntnis genommen“ und „geöffnet“.
Aber was bedeutet das konkret? Die Dokument Info gibt es an zwei verschiedenen Stellen, nämlich bei der Veröffentlichung bzw. Revision eines Dokuments und bei der Kenntnisnahme für bestehende Dokumente.
Veröffentlichung bzw. Revision
Ein Dokumenten-Workflow zur Veröffentlichung neuer oder Revision bestehender Dokumente enthält ja für gewöhnlich nur ein oder sehr wenige Dokumente. Aus diesem Grund verzichten wir im enabler4BIZ auf die Kenntnisnahme pro Dokument durch den User. Der Benutzer kann im Workflow alle Dokumente einzeln öffnen, nimmt aber dann schlussendlich alle Dokumente mit einem Mausklick zur Kenntnis.
Die Detailinformationen, ob ein Dokument nur zur Kenntnis genommen oder tatsächlich auch geöffnet wurde, finden Sie in der Dokumentinfo. Mit dem i-Symbol neben jedem Dokument können Sie die Dokument-Info (und auch hier) öffnen, die alle Informationen rund um das Dokument enthält.
Unter „Veröffentlichung verteilt an“ finden Sie alle Benutzer, denen das Dokument zur Kenntnisnahme übermittelt wurde. Ab dieser Version finden Sie dort in der Spalte „Zur Kenntnis genommen am“ folgende Informationen:
- Datumsangabe und „Geöffnet“: Datum, an dem der Benutzer das Dokument zur Kenntnis genommen hat UND Bestätigung dafür, dass das Dokument auch geöffnet wurde
- Datumsangabe und „Nicht geöffnet“: Der Benutzer hat das Dokument zur Kenntnis genommen, jedoch bisher noch nicht geöffnet
- Keine Datumsangabe und „Geöffnet“: Der Benutzer hat das Dokument im Workflow (noch) nicht zur Kenntnis genommen, hat die aktuelle Version aber bereits geöffnet. Dieses Öffnen kann entweder im Workflow passiert sein oder auch über den jeweiligen Prozess.
- Keine Datumsangabe und „Nicht geöffnet“: Der Benutzer hat das Dokument noch nicht zur Kenntnis genommen und auch noch kein einziges Mal geöffnet.
Für bestehende Dokumente
Der Workflow „Dokument Info für bestehende Dokumente“ (inkl. der Erweiterung) dient dazu, die Kenntnisnahme für ein oder mehrere bereits veröffentlichte Dokumente (nachträglich) einzuholen. Dies ist beispielsweise bei neuen Mitarbeitern durchaus sinnvoll. Und besonders dann sind in diesem Workflow oft sehr viele Dokumente enthalten, die der Benutzer nicht alle auf einmal bestätigen muss. Vielmehr kann sich der (neue) Mitarbeiter ein Dokument nach dem anderen ansehen und die Kenntnisnahme bestätigen.
In den Detailinformationen zu diesem Workflow fanden Sie daher jetzt schon für jedes Dokument ein Kenntnisnahmedatum. In dieser Liste wird nun auch angezeigt, ob der Benutzer das Dokument geöffnet hat oder nicht:
Aber auch in der Dokumentinfo (mit dem i-Symbol) finden Sie die entsprechenden Angaben gemäß der oben angeführten Aufzählung.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen natürliche gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!
PS: Die schlechte Nachricht zum Schluss: An der Feststellung, ob ein Benutzer das Dokument verstanden hat, arbeiten wir noch… 🙂