Mit der Version 4.3.566 habe wir eine Erweiterung veröffentlicht, die unsere Benutzerinnen und Benutzer bei der Abwesenheitsvertretung unterstützen soll. Ab dieser Version können alle BenutzerInnen selbst über ihr Benutzerprofil festlegen, wer sie während ihrer Abwesenheit vertreten soll.
Dies erfolgt innerhalb eines eigenen, neuen Abschnitts in diesem Fenster:
Neben dem Datum bis wann die Vertretung erfolgen soll, kann dort auch der vertretende Benutzer ausgewählt werden. Die Vertretung beginnt sofort – also mit dem Speichern des Vertreters.
Sobald eine Vertretung eingetragen und gespeichert wurde, erhält der Vertreter eine E-Mailbenachrichtung darüber.
Mit Erreichen des gewählten Datums wird die Vertretung automatisch – ohne weitere Benachrichtigungen – wieder aufgehoben.
Im Abschnitt „Zur Info“ des Benutzerprofils sieht der angemeldete Benutzer auch, falls er bereits jemanden vertritt:
Was bedeutet diese Vertretung konkret?
E-Mail Weiterleitung
Alle E-Mailbenachrichtigungen des Vertretenen werden in Kopie an den Vertreter weitergeleitet (der ursprüngliche Empfänger erhält die Nachrichten aber natürlich weiterhin ebenfalls). In den E-Mails ist ganz klar zu erkennen, dass der Empfänger, der diese Nachricht erhält, der als Vertreter eingetragen wurde:
Bedeutung im Dok-Workflow
Als Vertreter sieht man auf der Seite „Persönliche Workflows“ einen neuen Abschnitt „In diesen Workflows können Sie als Vertretung eine Aktion setzen“. Der angemeldete Benutzer findet dort alle aktuellen Workflows, der er als Vertreter bearbeiten kann. Alle Workflows, die der Benutzer dort vorfindet, kann er so bearbeiten, also wären es seine eigenen.
Führt der Vertreter eine Aktion in einem solchen Workflow aus, wird an allen Stellen, an denen die handelnde Person angezeigt wird, darauf hingewiesen, dass der gegenständliche Schritt durch eine Vertretung durchgeführt wurde:
Zur Info: Workflows, die sich in einem „Dokument Info“-Schritt befinden, werden für die Vertretung nicht angezeigt: Die „Dokument Info“-Schritte muss weiterhin der ursprüngliche Benutzer nach seiner Rückkehr bestätigen.
Bedeutung bei den Maßnahmen
Der Vertreter kann auch die Maßnahmen der von ihm vertretehen Person bearbeiten: Direkt über den Menüpunkt „Meine Maßnahmen“ –> „Von mir zu erledigen“ bzw. „Von mir zu prüfen“ sind die Maßnahmen, die in Vertretung zu bearbeiten sind, aufzufinden:
Wenn Sie gerade als Vertretung für einen oder mehrere Benutzer eingetragen sind, finden Sie dort eine neue Checkbox „Maßnahmen als Vertretung bearbeiten für:“ mit einer Auswahlliste der Benutzer, die Sie vertreten. Wird die Checkbox aktiviert, werden Ihnen die Maßnahmen dieses Benutzers zur Bearbeitung angezeigt:
Wurde eine Maßnahme von einer Vertretung umgesetzt bzw. geprüft, so ist dies in der Änderungsübersicht der Maßnahme sichtbar:
Für Administratoren
Mit dieser Erweiterung wurde auch in der enabler4BIZ-Admin die Möglichkeit geschaffen, Vertretungen anzuzeigen, einzutragen, zu ändern und zu löschen. Dafür haben wir in der „Advanced Administration“ im Abschnitt „User“ in der Funktion „define User“ zwei neue Spalten ergänzt:
- „Absent until“: In dieser Spalte ist das Datum eingetragen, bis zu dem die Vertretung gilt.
- „Substitute“: In dieser Spalte ist der Vertreter eingetragen.
Wie in der enabler4BIZ-Admin gewohnt, kann die gewünschte Zeile mit dem Bleistift zur Bearbeitung aufgerufen und nachfolgend im Bearbeitungsabschnitt bearbeitet werden.
Sollten Sie noch Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!