Seit einiger Zeit haben Sie im enabler4BIZ Dokumenten-Workflow schon die Möglichkeit, Benutzer über bereits in Ihrem System veröffentlichte Dokumente mit dem Schritt „Dokument Info (bestehende Dokumente)“ zu informieren. Neben einer neuen Erweiterung ergeben sich aus dieser Funktion zwei sehr interessante Anwendungsszenarien:
- Neue Benutzer: Wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen seine Arbeit aufnimmt, können Sie ihn damit ganz einfach über Dokumente informieren, die seinen Arbeitsbereich betreffen. Zusätzlich haben Sie damit auch die entsprechende Dokumentation darüber, DASS Sie ihn informiert haben (zu sehen im Dok-Info-Report).
- Als Ersatz für den Dok-Info Schritt: Der bekannte Workflow-Schritt „Dokument Info (neue/ersetzte Dokumente)“ dient dazu, Benutzer am Ende eines Dokumenten-Workflows über ein neues oder geändertes Dokument zu informieren. Wenn Sie dies aber nicht bei jedem Workflow machen wollen, sondern z.B. gesammelt einmal im Monat, dann können Sie dafür auch diesen Workflow-Schritt verwenden. Informieren Sie damit einfach alle Benutzer am Monatsende über Dokumente, die im vergangenen Monat geändert wurden.
Egal für welches Szenario Sie sich entscheiden: Die Auswahl der Dokumente kann entweder einzeln, nach Prozessen oder nach Rollen erfolgen, wobei natürlich automatisch überprüft wird, ob der bzw. die ausgewählten Benutzer auch die Berechtigung besitzen, die ausgewählten Dokumente zu sehen.
Diese Funktion gibt es schon seit einiger Zeit. Ab der Version 4.1.1263 haben Sie jetzt auch die Möglichkeit, gleich mehrere Benutzer auf einmal zu informieren.
Ab der Version 4.1.1268 gibt es noch eine Funktionserweiterung: Wenn Sie mit diesem Workflow mehrere Dokumente an einen (oder mehrere) Benutzer schicken, kann jedes Dokument einzeln als gelesen markiert werden. Jeder zu informierende Benutzer behält damit auch den Überblick, welche Dokumente er/sie bereits gelesen hat. Weiters bietet das auch den enormen Vorteil bei der Auswertung – man sieht sofort wie viele Dokumente ein neuer Benutzer bereits bearbeitet bzw. gelesen hat. Natürlich kann zu jedem Dokument auch ein Kommentar hinterlassen werden. Der Workflow selbst bleibt so lange bei betroffenen User, bis alle Dokumente gelesen wurden, erst dann kann der Workflowschritt abgeschlossen werden.
Bei der Bearbeitung kann der Benutzer selbst entscheiden, welche Dokumente er bereits als gelesen markieren will:
Auch für den Workflowverantwortlichen steht die Information in der Detailansicht zum Workflow unter den Benutzerantworten zur Verfügung:
Um die Information pro Dokument zu erfahren, öffnen Sie einfach den Dok-Info-Report über das Excel-Symbol direkt neben dem Dokument. Dort finden Sie die Informationen zur letzten Veröffentlichung bzw. Revisionierung des Dokuments UND alle Informationen zu eigenen Info-Workflows:
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung!