Dok-Workflow zur Veröffentlichung von neuen Dokumenten basierend auf Dokument-Vorlagen („Neu aus Vorlage“)

Mit der Version 4.2.851 haben wir eine Erweiterung für den Dokumenten-Workflow veröffentlicht, mit dem neue Dokumente basierend auf bereits bestehenden gelenkten Dokumenten erstellt werden können. Keine Sorge – das klingt im ersten Moment komplizierter als es ist.

Nehmen wir Folgendes an: Alle Dokument Ihres Unternehmens (Prozess- und Verfahrensanweisungen, Formulare, Checklisten, SOPs,…), die Sie im enabler4BIZ prüfen, freigeben und veröffentlichen wollen, basieren auf Dokumentvorlagen, die von einer entsprechend verantwortlichen Person erstellt und verwaltet werden. Auch diese Vorlagen müssen vermutlich von jemanden freigegeben werden und sollten – sinnvoller Weise – an einer zentralen Stelle für alle Kolleginnen und Kollegen bereitgestellt werden.

Mit dem enabler4BIZ können Sie ab dieser Version auch diese beiden Stufen der Dokumentenlenkung abbilden:

1. Sie veröffentlichen Ihre Dokument-Vorlagen (nach Prüfung und Freigabe) in Ihrem enabler4BIZ wie gewohnt mit einem „Neues Dokument veröffentlichen“-Workflow.
   1. Platzhalter können Sie dabei an jenen Stellen einfügen, wo Sie sie später auch im „echten“ Dokument haben wollen.
   2. Nach der Veröffentlichung besitzt die Vorlage selbst – wie alle anderen Dokumente in Ihrem System – auch die gewünschten Lenkungsinformationen (Versionsnummer, Veröffentlichungsdatum, Gültig-bis-Datum,…).
   3. Wenn es sich bei der Vorlage um ein Microsoft Office-Dokument handelt, ist es egal, ob die Datei z.B. als normale Word-Datei (.docx) oder als Office-Vorlage (.dotx) veröffentlicht wird.
   4. Es ist egal, ob Sie im Workflow-Schritt „Veröffentlichen“ unter den „Erweiterten Parametern“ das Häkchen bei „Platzhalter nicht ersetzen“ markiert haben oder nicht. Die Vorlage kann auch als PDF veröffentlicht werden (Konvertierung durch den enabler4BIZ!).
2. Wenn nun jemand ein neues Dokument – basierend auf der von Ihnen erstellten Dokument-Vorlage – erstellen will, dann klickt der Benutzer einfach auf die drei orangen Pfeile neben Ihrer Vorlage und findet dort ab sofort einen neuen Vorlagen-Abschnitt mit dem Namen „Dokument bearbeiten und als neues Dokument veröffentlichen („Neu aus Vorlage“)“. Da der Workflow direkt von Ihrer Dokument-Vorlage weg gestartet wird, ist das Ausgangsdokument für das neue Dokument die Vorlage, die Sie – wie unter Punkt 1 beschrieben – veröffentlicht haben. Verständlicher Weise muss diese Workflow-Vorlage einen „Überarbeiten“-Schritt haben, damit der Benutzer den gewünschten Inhalt in die Vorlage einfügen und somit das neue Dokument erstellen kann.

Gerne stellen wir Ihnen die neue Funktionen in einem persönlichen kurzen Webinar vor – bitte kontaktieren Sie uns bei Interesse!