Wie informieren Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über relevante Dokumente aus dem jeweiligen Arbeitsbereich?
Bisher konnten bestehende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über neu veröffentlichte Dokumente mit einem eigenen Schritt („Dokument Info“) im Dokumentenworkflow informiert werden, bei neuen Mitarbeitern war das bis dato schwierig.
Mit unserer neuen Erweiterung, die wir mit der Version 4.1.993 ausliefern, erhalten Sie einen neuen Workflowschritt „Dokument Info (bestehendes Dokument)“, mit dem Sie in verschiedenen Varianten neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über bestehende Dokumente informieren und eine Lesebestätigung einfordern können. Zur Vereinfachung legen wir in jedem Kundensystem eine bereits fertige Workflowvorlage an, die diesen Schritt beinhaltet:
Der Start dieses Workflows besteht nur aus einem Schritt, das Formular gliedert sich in drei Bereiche:
„Unterzeichnender Benutzer“: Wählen Sie aus Ihren Benutzern jenen (neuen) Benutzer aus, den Sie über bestimmte Dokumente informieren und zu einer Lesebestätigung auffordern wollen:
„Dokumente auswählen nach“: Die zu kommunizierenden Dokumente können nach folgenden Kategorien ausgewählt werden:
- Dokumente individuell: Mit dieser Auswahl können Sie selbst eine beliebige Auswahl aus den bereits veröffentlichten Dokumenten im enabler4BIZ auswählen. Sie können nach dem Dokumentnamen filtern und sich die Dokumente – wenn Sie sich nicht ganz sicher sind – ansehen
- Objekt: Wählen Sie ein oder mehrere Objekte, also z.B. einen Prozess oder eine Organisationseinheit sowie beliebige Dokumenttypen aus. Alle Dokumente der ausgewählten Dokumenttypen aus den ausgewählten Objekten werden dem unterzeichnenden Benutzer vorgelegt. Wenn Sie selbst wissen wollen, welche Dokumente Ihre Auswahl umfasst, dann klicken Sie einfach auf das Auge neben der „Dokumente:“.
- Rolle: Mit dieser Option können Sie eine oder mehrere Rollen sowie beliebige Dokumenttypen auswählen. Alle Dokumente in Ihrem System, die einen der ausgewählten Dokumenttypen zugeordnet ist und für eine der ausgewählten Rollen sichtbar, werden dem unterzeichnenden Benutzer vorgelegt. Auch hier können Sie sich wieder durch einen Klick auf das Auge neben „Dokumente:“ die Ihrer Auswahl entsprechenden Dokumente anzeigen lassen.
Noch ein wichtiger genereller Hinweis zu dieser Funktion: Mit diesem Workflow können ausschließlich Dokumente kommuniziert werden, die sowohl der Ersteller des Workflows als auch der unterzeichnende Benutzer sehen darf!
„Zu unterzeichnender Text“: Wie aus dem normalen Dokument Info-Schritt kann auch hier der Text, den der unterzeichnende Benutzer bestätigen soll, entsprechend Ihren Wünschen angepasst werden.
Nach dem Start des Workflows wird der neue (unterzeichnende) Benutzer automatisch per Email informiert. Wie gewohnt enthält auch dieses Email einen Link zum System, wo dem Benutzer der Workflow mit allen wichtigen Informationen und natürlich einem Link zu jedem Dokument angezeigt wird. Nach der Bestätigung durch den neuen Benutzer erhält der Ersteller eine Rückmeldung.
Der Status der Rückmeldungen kann ebenfalls über die Workflow Übersicht jederzeit ausgewertet werden.
Für weitere Fragen zu dieser Erweiterung stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.