Die Dokument-Info ist seit jeher einer der wichtigsten Schritte bei unserem Dokumentenworkflow, um Benutzer über neue oder geänderte Dokumente zu informieren. Mit der Version 4.2.219 haben wir eine (kleine) Erweiterung veröffentlicht, mit der dieser Info-Schritt auch für hauszunehmende Dokumente verfügbar ist.
Wer nun denkt, dass dieser Workflow-Schritt ja nur eine Kopie des bestehenden Schritts für neue oder geänderte Dokumente ist, der irrt…leider. Bedenken Sie, dass beim Veröffentlichen und Revisionieren auf ein bestehdes Dokument verwiesen wird, beim Herausnehmen ist das Dokument, auf das sich die Information bezieht, bereits nicht mehr im System verfügbar. Nichts desto trotz kann es natürlich sinnvoll sein, dass Sie Ihre Benutzer darüber informieren.
Wir haben uns erlaubt, diesen neuen Schritt bereits in Ihre Workflow-Vorlagen zum Herausnehmen von Dokumenten einzufügen. Aber keine Sorge, der Schritt ist nicht verpflichtend. Wenn Sie ihn also nicht verwenden wollen, überspringen Sie ihn einfach oder entfernen Sie den Schritt aus Ihrer Vorlage.
Schritt 1: Wie gehabt, wählen Sie hier einfach das bzw. die herauszunehmenden Dokumente sowie den oder die Benutzer aus, die diese Aktion freigeben müssen:
Schritt 2: Wählen Sie in diesem neuen Schritt jene Benutzer aus, die nach der Freigabe durch die entscheidenden Benutzer zu informieren sind:
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen natürliche gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!