Der erst vor einigen Tagen überarbeitete Workflow-Schritt „Dokument-Info für bestehende Dokumente“ sorgt immer wieder für Nachfragen. Daher wollen wir Ihnen heute zwei Best-Practice-Lösungen vorstellen, die die Anwendungsmöglichkeiten vielleicht etwas besser erklären:
Ausgangssituation:
Ihr Unternehmen nutzt das Managementsystem enabler4BIZ schon seit einigen Jahren, die Prozesse sind gepflegt und mit allen relevanten Dokumenten angereichert. Dokumente werden mit dem Dok-Workflow des enabler4BIZ gepflegt.
Beispiel 1: Eintritt eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin:
Bei der Pflege neuer oder geänderter Dokumente werden die Kolleginnen und Kollegen mit dem Dokument Info-Schritt am Ende jedes Workflows automatisch informiert und bestätigen das neue Dokument direkt im Managementsystem.
Nun wird in Ihrem Unternehmen eine neue Mitarbeiterin eingestellt. In den ersten Tagen beschäftigt sie sich natürlich hauptsächlich mit dem detaillierten Kennenlernen der Organisation und der Prozesse. Dazu gehört natürlich auch das Managementsystem, das Prozessmodell und die dazugehörigen Dokumente. Aber welche Dokumente sind nun wirklich wichtig? Welche Dokumente sind so weit relevant (auch in Hinblick auf das nächste Audit), dass sie von der neuen Mitarbeiterin auch bestätigt bzw. nachweislich zur Kenntnis genommen werden müssen?
Und genau hier sind wir am Punkt angekommen: Starten Sie zum Eintritt der neuen Mitarbeiterin einfach einen Workflow, der den Schritt „Dokument-Info für bestehende Dokumente“ enthält. Wählen Sie die neue Mitarbeiterin aus der Liste der Benutzer sowie die relevanten Dokumente (entweder individuell, nach Prozess oder nach der Berechtigung/Rolle) aus und starten Sie den Workflow. Der enabler4BIZ stellte die Dokumente gemäß Ihren Auswahlkriterien zusammen und stellt sie der neuen Mitarbeiterin automatisch zur Ansicht und Bestätigung zur Verfügung.
Die neue Mitarbeiterin muss aber nun nicht alle Dokumente auf einmal lesen und bestätigen. Die Bestätigung kann pro Dokument erfolgen. Erst wenn alle Bestätigungen erfolgt sind, kann der Workflow abgeschlossen werden.
Bespiel 2: Nachträgliche Information und Bestätigung
Auf Grund der hohen Anzahl an geänderten Dokumenten (und der damit zusammenhängenden Anzahl an E-Mails und durchzuführenden Bestätigungen) werden die Dokumente ohne der laufenden Information und Bestätigung durch den Dokument Info-Schritt in jedem Workflow veröffentlicht.
Da Sie aber doch Ihre Benutzer über neue/geänderte Dokumente informieren wollen UND auch eine Rückbestätigung einholen wollen, können Sie einen Workflow mit dem Schritt „Dokument-Info für bestehende Dokumente“ nutzen, um Ihre Kolleginnen und Kollegen nachträglich und gesammelt über Änderungen zu informieren. Starten Sie (z.B. am Ende der Woche oder des Monats) einen Workflow mit dem Schritt „Dokument-Info für bestehende Dokumente“, wählen Sie die zu informierenden Benutzer sowie die relevanten Dokumente mit der Option „Gültig-Ab Datum“ aus. Als Datum wählen Sie jenes Datum, seit dem die Dokumente veröffentlicht wurden. Starten Sie abschließend den Workflow. Der enabler4BIZ stellt nun alle Dokumente zusammen, die seit dem ausgewählten Datum veröffentlicht oder revisioniert wurden und stellt sie den Kolleginnen und Kollegen übersichtlich zur Verfügung.
Auch hier gilt: Die Benutzer müssen die Dokumente nun natürlich nicht alle auf einmal lesen und bestätigen, sondern können jedes Dokument einzeln zur Kenntnis nehmen.
Wir hoffen, dass wir Ihnen die „Dokument-Info für bestehende Dokumente“-Funktion damit näher bringen konnten. Sollten Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung!