Dokumente mit Platzhaltern neu erstellen

Mit dem nächsten Update bietet der enabler4BIZ die Möglichkeit, Dokumenten mit Platzhaltern neu zu erstellen und damit die Werte der Platzhalter zu aktualisieren. Dies ist besonders dann relevant, wenn Metadaten (z.B. Dokumentname, Dokumenttyp oder der Verantwortliche) geändert werden und diese Informationen durch Platzhalter im Dokument enthalten sind.

Aber langsam und der Reihe nach:

Das enabler4BIZ-Dokumentenmanagement lenkt Dokument und speichert bzw. archiviert die dadurch entstandenen Metainformatinen:

  • Dokumentname
  • Dokumenttyp
  • Dokumentnummer
  • Versionsnummer
  • Dokumentverantwortlicher (= jene Person, die ein Dokument im enabler4BIZ veröffentlicht)
  • Dokumentüberarbeiter (Person(en), die das Dokument überarbeitet haben)
  • Prüfer und Prüfdatum
  • Freigeber und Freigabedatum
  • Veröffentlichungsdatum (ist in den meisten Fällen ident mit dem Datum der letzten Freigabe)
  • Gültig bis-Datum

Wenn im Dokument die entsprechenden Platzhalter vorhanden sind, werden diese – im Rahmen der Veröffentlichung des Dokuments – durch die Metainformationen aus dem Workflow ersetzt. Im weiteren Verlauf kann es aber nun möglich sein, dass bestimmte Informationen über die enabler4BIZ-Administration geändert werden. Zum Schutz der Dokumentensicherheit können nur die in der oben gezeigten Liste fett dargestellten Werte nachträglich geändert werden. Bei den Personen kann nur der Name (z.B. nach Eheschließung), aber nicht die Person selbst geändert werden (ausgenommen der Dokumentverantwortliche, dieser kann jederzeit geändert werden, z.B. bei Ausscheiden eines Mitarbeiters).

Nachdem Daten in der Administration geändert wurden, stimmen die Dokumente – in denen die Platzhalter ja bereits zum Zeitpunkt der Veröffentlichung ersetzt wurden – nicht mehr.

Und jetzt?

Und hier kommt jetzt unsere neueste Erweiterung ins Spiel: Nachdem eine der oben gezeigten (und fett dargestellten) Informationen verändert wurde, muss das Dokument neu erstellt werden – es werden die Platzhalter erneuert, also mit den neuen Werten – nochmals ersetzt. Dadurch entsteht aber KEINE neue Version! Wurde das PDF-Converter-Service genutzt, dann wird auch im Rahmen dieser Neuerstellung das Dokument wieder in ein PDF konvertiert.

Und wie?

Um ein Dokument neu zu erstellen gibt es zwei Möglichkeiten:

Manuell: In der enabler4BIZ-Administration gibt es unter Content –> Document (File) eine neue Spalte mit einem Symbol. Ein Klick auf dieses Symbol löst manuell die Neuerstellung aus:

Screenshot Dokument manuell neu erstellen in der enabler4BIZ Administration

ACHTUNG: Die Funktion ist nur bei Dokumenten verfügbar, die Platzhalter enthalten.

Automatisch: Wenn Sie Änderungen an mehreren Dokument vorgenommen haben oder Änderungen durchgeführt haben, die Auswirkungen auf viele Dokumente haben, dann können Sie auch die automatische Neuerstellung abwarten, die täglich in der Nacht durchgeführt wird. Der enabler4BIZ überprüft über einen automatischen Job, ob sich relevante Informationen geändert haben und erstellt die betroffenen Dokumente (die die entsprechenden Platzhalter enthalten) neu. Um den Server und das PDF-Converter-Service nicht zu überlasten, wird nur eine begrenzte Anzahl an Dokumenten pro Nacht geändert. Sollten sich die Änderungen auf sehr viele Dokumente auswirken, dann kann es ein paar Tage dauern, bis alle Dokumente neu erstellt wurden – bitte um etwas Geduld.

Da es sich um eine doch recht deutliche Veränderung im Dokumentenlenkungsverhalten handelt, werden wir uns – rechtzeitig bevor das Update bei Ihnen aktiv wird – nochmals direkt bei unseren Wartungskunden melden.

Sollten Sie weitere Fragen zu dieser neuen Erweiterung haben, dann stehen wir Ihnen natürlich gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.

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