Mit der Version 4.3.312 haben wir eine neue Funktionserweiterung veröffentlicht, mit der sich der enabler4BIZ Dok-Workflow so konfigurieren lässt, dass – für die Veröffentlichung neuer Dokumente – verpflichtend ein bereits im System vorhandenes Dokument als Vorlage genutzt werden soll.
Was bedeutet das im Detail?
Für bestimmte Dokumenttypen (z.B. Prozessbeschreibungen, SOPs, Verfahrensanweisungen, …) kann es sinnvoll sein, dem erstellenden Benutzer eine Dokumentvorlage vorzugeben, damit – am Ende der Erstellung – das Dokument den internen Layout- und Strukturvorgaben entspricht.
Wie funktioniert diese Erweiterung?
Im ersten Schritt jeder Workflowvorlage („Kopfinformation“) wurde ein neuer Abschnitt ergänzt. Nach der Einschränkung auf Dokumenttypen kann für die gewählte Vorlage nun im nachfolgenden Abschnitt eine „Fix vordefinierte Dokumentvorlage“ gewählt werden. Nach dem Aufklappen des Abschnitts findet man – neben einer kurzen Erklärung für diese Funktion – eine Auswahlliste mit Dokumenten.
Diese Liste umfasst alle bereits im System veröffentlichten Dokumente, die der User, der die Workflowvorlage bearbeitet, sehen darf und die als Vorlage sinnvoll sind. Neben Microsoft Word und Excel können auch PowerPoint-, Text oder Visio-Dateien ausgewählt werden. Die Verwendung von Word- und Excel-Dateien ist natürlich besonders im Zusammenspiel mit unserem Plugin4BIZ sinnvoll und empfehlenswert.
Wird nun aus dem Prozessmodell ein Workflow gestartet, wird diese Workflowvorlage im Dokumentenmanagement entsprechend den Einstellungen (also z.B. Einschränkung auf Dokumenttyp oder Prozess) nun in einem neuen Abschnitt „Dokumentvorlage bearbeiten und als neues Dokument veröffentlichen („Neu aus Vorlage“)“ angezeigt:
Nach dem Aufruf der Workflowvorlage werden im ersten Schritt – wie gewohnt – die Kopfinformationen ausgefüllt. Im zweiten Schritt „Dokumente“ wird das Vorlagedokument in den Workflow übernommen. Statt der bekannten Dokumentauswahl erscheint nun folgendes Fenster:
Hier wird der Name für das neue Dokument festgelegt und es können – wie bereits zuvor – mitgeltende Dokumente angehängt werden.
Alle weiteren Schritte laufen für den Benutzer wie gewohnt ab. D.h. es kommt danach der Überarbeiten-Schritt sowie die weiteren Schritte nach Workflowvorlagendefinition.
Wie bereits oben erwähnt empfehlen wir unbedingt die Verwendung des Plugin4BIZ für Word- und Excel-Dokumente. Es erleichtert die Bearbeitung der Dokumente für die verantwortlichen Personen.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!