In letzter Zeit haben uns immer wieder Fragen erreicht, was oder wer der Dokumentersteller ist. Im ersten Moment wirkt diese Frage doch etwas banal: Es ist jener Benutzer, der ein Dokument erstellt hat. Im weiteren Lebensverlauf des Dokumentes wird dieses regelmäßig überarbeitet, ergänzt oder geändert. Und nach einigen Jahren der Verwendung hat das Dokument womöglich nur mehr wenig mit dem zu tun, was der Dokumentersteller ursprünglich geschrieben hat.
Der Dokumentersteller im enabler4BIZ ist aber noch immer der Gleiche!
Aus technischer Sicht ist diese Person im enabler4BIZ aber doch sehr wichtig. Sie wird z.B. informiert, wenn ein Dokument abläuft.
Um diese Thema zu lösen haben wir mit der Version 4.2.868 einen Dokumentverantwortlichen eingeführt, der ab sofort den Dokumentersteller ersetzt.
Was ändert sich?
Bisher konnte der Dokumentersteller im Dok-Workflow im Schritt „Dokumente“ ausgewählt werden. Dieses Feld wird durch das Update ersatzlos gestrichen.
Im „Dokument veröffentlichen (neu)“-Schritt bringt das Update zwei Änderungen: Unterhalb der Liste der Dokumente gibt es jetzt einen Link für „weitere Optionen…“:
Ein Klick auf diesen Link öffnet einen neuen Bereich, in dem Sie ein Auswahlfeld für den Dokumentverantwortlichen (standardmäßig ist hier der aktuelle Benutzer ausgewählt). Weiters finden Sie hier jetzt die Dokumentnummer.
Im weiteren Verlauf des Dokumentlebenszyklus kann der Dokumentverantwortliche bei jeder Revision (ebenfalls über den Bereich „Optionen einblenden“ im Schritt „Dokument veröffentlichen (ersetzen)“) geändert worden.
Zusätzlich kann der Verantwortliche eines Dokuments jederzeit in der enabler4BIZ Administration geändert werden (unter „Advanced Administration“ –> „Content“ –> Define „Document (File)“).
Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, können alle Dokumente, für die er verantwortlich war, über die Funktion „Replace User“ in der enabler4BIZ Administration geändert werden.
Im Rahmen des Updates wird bei jedem Dokument der aktuell hinterlegte „Dokumentersteller“ als „Dokumentverantwortlicher“ übernommen.
In der Mouse-over-Information bei jedem Dokument sowie im Dok-Info-Report wird ab dem Update nur noch der Dokumentverantwortliche angezeigt.
Platzhalter
Natürlich wirkt sich das auch auf die in Office-Dokumenten verwendbaren Platzhalter aus. Details zu den Platzhaltern finden Sie in unserem Blogartikel zu „Versionsinformationen in gelenkten Dokumente“.
Auch zu unserem Plugin4BIZ – dem Plugin für Microsoft Office – haben wir mit der Version 1.1.11 den neuen Platzhalter (#e4bResponsible#) ergänzt und den Platzhalter für den Dokumentersteller entfernt.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!