Kurz nach dem Jahreswechsel gleich die erste interessante Erweiterung. Sie betrifft das Veröffentlichen, Revisionieren und Herausnehmen von gelenkten Dokumenten. Genauer gesagt betrifft es die Berechtigung dies tun zu dürfen – oder auch nicht.
Bis jetzt war es ja schon möglich, die Workflow-Vorlagen zu berechtigen. Administratoren (und Benutzer mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Workflow-Vorlagen) konnten festlagen, welche Benutzerrollen eine bestimmte Workflow-Vorlage verwenden darf. Ab der Version 4.1.779 gehen wir noch einen Schritt weiter. Ab jetzt kann über die Administration festgelegt werden, welche Typen von Dokumente Benutzer mit dem Workflow veröffentlichen dürfen.
Ein konkretes Beispiel für die Anwendung dieser Erweiterung: Nehmen wir an, Sie haben in Ihrem enabler4BIZ eine Workflow-Vorlage für die Veröffentlichung neuer Dokumente. Alle Benutzer, die diese Vorlage verwenden dürfen, konnten bisher Dokumente beliebigen Typs damit veröffentlichen. Wenn Sie aber nun einschränken wollen, dass nur Mitarbeiter aus dem Qualitätsmanagement „Prozessbeschreibungen“ veröffentlichen sollen, während „Hilfsmittel“ von allen Mitarbeitern veröffentlicht werden dürfen, dann ist diese Erweiterung für Sie interessant.
Zum Einstellen der Berechtigung haben wir in der Admin-Maske „Types of Documents“ (unter Structure) ein zusätzliches Symbol eingefügt:
Mit Hilfe dieses Symbols gelangen Sie zu einer neuen Eingabemaske, in der Sie unter den Permissions jeweils für „Dokument veröffentlichen“, „Dokument ersetzen“ und „Dokument herausnehmen“ einstellen können, wer diese Aufgaben für Dokumente dieses Typs durchführen darf:
Diese Einstellung können Sie für jeden Dokumenttyp vornehmen. Falls Sie diese Erweiterung nicht nutzen wollen, brauchen Sie gar nichts unternehmen. Beim Update wurden Standardberechtigungen gesetzt.
Sollten Sie weitere Fragen zu dieser Erweiterung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.