Erweiterung des Dokument Info-Schritt

Mit der Version 4.2.681 haben wir eine Erweiterung des Dokument Info-Schritt veröffentlicht.  Der Dokument Info-Schritt für neue/zu ersetzende bzw. herausgenommene Dokumente war bisher so konzipiert, dass eine Rückbestätigung der betroffenen User zwingend erforderlich war.

Ab der gegenständlichen Version können Administratoren über die Verwaltung der Workflow-Vorlagen selbst festlegen, ob bei diesem Schritt eine Rückbestätigung erforderlich ist oder nicht:

  • „Rückbestätigung erforderlich“ aktiviert (Standardeinstellung): Ist die Rückbestätigung aktiviert, wird jeder eingetragene User dazu aufgefordert, die veröffentlichten Dokumente zur Kenntnis zu nehmen und dies auch zu bestätigen. Die Aufforderung erfolgt per E-Mail und enthält den „Zu unterzeichnende Text“. Dieser Text kann in der Workflowvorlage abgeändert werden und es kann festgelegt werden, ob der Status des Workflows so lange aktiv bleibt, bis alle Benutzer die Bestätigung durchgeführt haben.
  • „Rückbestätigung erforderlich“ deaktiviert: Wird die Rückbestätigung deaktiviert, dann versendet der Workflowschritt nur eine E-Mailbenachrichtigung über die geänderten Dokumente an die ausgewählten Benutzer, ohne eine Rückbestätigung einzufordern. Der zu versendende Text kann in der Workflowvorlage abgeändert werden. Nach dem Versand wird der Workflowschritt sofort abgeschlossen und kann nicht blockiert werden.

So wie bei (fast) allen anderen Workflowbausteinen ist auch bei diesem eine Mehrfachverwendung in einer Workflowvorlage möglich. Sie können den Schritt also auch einmal mit und einmal ohne Rückbestätigung in einer Workflowvorlage verwenden.

 

Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten  zur Verfügung!

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