Mit der Version 4.2.918 haben wir eine kleine Erweiterung veröffentlicht, mit der man – neben gelenkten Dokumenten – auch Plattformdokumenten eine Gültig-bis-Datum geben kann.
In der Eingabemaske gibt es jetzt ein neues Datumsauswahlfeld:
Bei Neuanlage eines Dokuments wird ein Datum vorgeschlagen, das über ein globales Setting voreingestellt werden kann (z.B. Gültigkeit: 1 Jahr). Gerne stellen wir dieses Setting für Sie in Ihrem enabler4BIZ ein – lassen Sie es uns einfach wissen. Ist das Setting nicht gesetzt, so ist das Datumsauswahlfeld leer und es kann manuell ein beliebiges Datum ausgewählt werden.
Das aktuelle Gültig-bis-Datum kann jederzeit in der Bearbeiten-Ansicht geprüft und gegebenenfalls geändert werden.
Genau so wie bei den gelenkten Dokumenten wird auch bei den Plattformdokumenten automatisch ein Monat vor Ablauf der Gültigkeit per E-Mail informiert. Die Nachricht wird an den Benutzer gesendet, der das Dokument zuletzt geändert hat. Ist dieser Benutzer nicht mehr aktiv, werden stattdessen die Administratoren informiert.
Wird eine neue Version des Dokuments eingespielt, muss vom Bearbeiter auch das Gültigkeitsdatum neu gesetzt werden. Das Speichern mit einem Gültigkeitsdatum unter einem Monat wird nicht zugelassen. Dadurch soll verhindert werden, dass nur eine neue Version hochgeladen wird ohne das Gültigkeitsdatum anzupassen.
Sollte ein Dokument nicht vor Ablauf der Gültigkeit durch eine neue Version ersetzt werden, so wird es als ungültig markiert. Zusätzlich wird eine weitere Erinnerungsmail gesendet. Ungültige Dokumente erkennen alle Benutzer mit Leserechten an folgender Anzeige:
Im Mouse-Over-Text über dem Rufzeichen wird auf den Ablauf der Gültigkeit hingewiesen. Das Dokument bleibt weiterhin aufrufbar.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!