Kommentare für gelenkte Dokumente

Wer unseren Blog aufmerksam verfolgt, der weiß schon: Wenn es längere Zeit nichts Neues gibt, dann ist wieder was im Busch. Und so ist es auch! Heute dürfen wir Ihnen eine neue Erweiterung vorstellen, die auf den ersten Blick zwar praktisch aber nicht sehr aufwendig wirkt. Naja, lesen Sie bitte weiter, dann werden Sie sehen, dass diese Erweiterung an sehr vielen Stellen ihre Spuren hinterlässt.

So, aber jetzt: Mit der Version 4.2.112 haben wir eine Erweiterung veröffentlicht, mit der es möglich ist, alle gelenkten Dokumente mit einem Kommentar zu versehen. Verwenden Sie diese Funktion aber nicht zum Kommentieren, sondern nutzen Sie diese auch zum einfachen und schnellen beschlagworten Ihrer Dokumente, denn die Kommentare werden auch von der enabler4BIZ Suche durchsucht! Sie ersparen sich damit  die bisher manchmal notwendige „Verpackung“ von Schlagwörtern im Dateinamen.Nachfolgend wollen wir im Detail beschreiben, wo die Kommentare zu sehen sind und bearbeitet werden können.

Im Prozessmodell

Im Prozessmodell – also am wichtigsten Punkt innerhalb des enabler4BIZ – finden Sie ein neues Symbol, mit dem Dokumentkommentare angezeigt bzw. auch bearbeitet werden können:

Dokumentenkommentar Schublade 1

Das neue Symbol zeigt an, dass es für diese Dokumente (noch) keinen Kommentar gibt. Wenn ein Kommentar vorhanden ist, dann sieht das Symbol so aus:

Dokumentenkommentar Schublade 2

Direkt in der Schublade kann zu jedem Dokument durch berechtigte Benutzer ein Kommentar erstellt oder ein bestehender Kommentar bearbeitet werden. Klicken Sie einfach auf das Symbol, es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie den Kommentar eintragen oder bearbeiten können:

Dokumentenkommentar in der Schublade bearbeiten

Erstellen oder bearbeiten Sie den Kommentar und klicken Sie abschließend auf den Speichern-Button. Direkt in der Schublade darf der Kommentar von folgenden Personen oder Personengruppen bearbeiten werden:

  • Administratoren (Mitglieder der Admin-Rolle) oder
  • Process Owner oder
  • Dokumentersteller oder
  • Workflowersteller des letzten neu/überarbeiten Workflows

Im Dokumentenworkflow

Im Workflow können Sie im Veröffentlichen-Schritt zu jedem Dokument einen Kommentar erfassen. Klicken Sie dafür auf das Kommentar-Symbol direkt neben dem Dokument-Namen:

Dokumentkommentar im Workflow bearbeiten

Nach dem Klick auf das Symbol öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie den Kommentar erfassen können; klicken Sie abschließend auf den Speichern-Button. Das Symbol ändert sich nach dem Speichern (analog zur Anzeige in der Schublade).

Der Kommentar ist auch in den weiteren Schritten für Prüfer und Freigeber sichtbar.

Im Dokumentinfo-Report

Natürlich finden Sie den neuen Dokumentenkommentar auch im Dokument-Info-Report. Klicken Sie einfach auf das Dokument-Info-Symbol neben dem Dokument. Je nach Konfiguration Ihres enabler4BIZ öffnet sich der Report in Excel oder als PDF. Dort finden Sie den Kommentar dann direkt unterhalb des Dokumentnamen:

Dokumentkommentar im Dokument-Info-Report

In der Suche

In der Dokumentsuche

In der Dokumentensuche wird der neue Kommentar durchsucht und  angezeigt:

Anzeige des Dokumentkommentar in der Dokument Suche

In der Dokument Verantwortlichen Suche

Auch bei der „Dokument Verantwortlichen suche“ wird der Kommentar angezeigt:

Anzeige des Dokumentkommentar bei der Dokument Verantwortlichen Suche

In den Maßnahmen

Bei Zuordnung von gelenkten Dokumenten wird der Kommentar auch in den Maßnahmen angezeigt.

 Maßnahmen

In der Administration

In der Administration können die Kommentare direkt unter Content –> Document (File) bzw. Document (Link) angezeigt und bearbeiten werden:

Anzeige der Dokumentkommentare in der Admin

 

Für weitere Fragen zu dieser Erweiterung stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.

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