Das PDF-Converter-Service hat sich bei vielen unserer Kunden zu einem unersetzlichen Begleiter im Bereich der Dokumentenlenkung etabliert. Es bietet nicht nur die Möglichkeit, Office-Dokumente nach der Prüfung/Freigabe automatisiert in ein PDF umzuwandeln, sondern ermöglicht auch im Modul Reporting & Kennzahlen die Erstellung und den Versand der Reports im PDF-Format.
Besonders für langjährige Kunden wird die aktuelle Erweiterung (die wir mit der Version 4.2.37) ausliefern, interessant sein: Ab sofort können auch bereits veröffentlichte Dokumente nachträglich in PDFs umgewandelt werden.
Um ein Dokument nachträglich zu konvertieren, klicken Sie einfach auf das Symbol neben dem Dokument:
Es wird ein kleines Fenster geöffnet, in dem Sie die Konvertierung testen oder durchführen können:
Mit dem X können Sie das Fenster schließen, ohne dass das Dokument konvertiert wird.
Nach erfolgreicher Konvertierung – die je nach Größe des Dokuments und Erreichbarkeit des Service – einige Sekunden dauern kann, erhalten Sie folgende Bestätigung:
Die nachträgliche Konvertierung kann unter folgenden Voraussetzungen genutzt werden – d.h. nur in diesen Fällen wird das Icon angezeigt:
- Für Ihren enabler4BIZ ist das PDF-Converter-Service lizenziert und aktiviert
- Das zu konvertierende Dokument ist ein gelenktes Dokument
- Es können nur Dokumente konvertiert werden, die auch im Dok-Workflow konvertiert werden können (Office-Dokumente)
- Das Icon ist für folgende Benutzer/Rollen sichtbar:
- Administratoren (Mitglieder der Admin-Rolle) oder
- Process Owner oder
- Dokumentersteller oder
- Workflowersteller des letzten neu/überarbeiten Workflows
Die Konvertierung kann nicht rückgängig gemacht werden und wird – da sie nur von einem sehr eingeschränkten Personenkreis durchgeführt werden kann – auch nicht dokumentiert.
So wie bei der Konvertierung innerhalb des Workflows steht Ihnen natürlich auch bei der nachträglichen Konvertierung das ursprüngliche Office-Dokument weiterhin zur Verfügung. Details dazu finden Sie in unserem Blog-Betrag „Der neue PDF-Converter: Ein Tool optimiert Ihre Dateiablage und vieles mehr„.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!