Das PDF-Converter-Service ist zu einem unscheinbaren, aber unerlässlichen Werkzeug im Dokumentenmanagement des enabler4BIZ geworden. Zusätzlich haben sich in vielen Unternehmen aber auch die Anforderungen und die Komplexität von Office-Dokumenten verändert. Das hat unser altes PDF-Converter-Service an seine Grenzen gebracht, weshalb wir im Dezember 2024 ein neues Service in Betrieb genommen haben.
Was kann das PDF-Converter-Service?
- Mit dem PDF-Converter-Service können im Rahmen der enabler4BIZ Dokumentenlenkung Office-Dokumente in PDFs umgewandelt werden. Das PDF wird nach der Konvertierung im gewünschten Prozess veröffentlicht und steht danach allen berechtigten Benutzern zur Verfügung. Mit Hilfe der Konvertierung kann ein einheitliches Layout und eine erhöhte Sicherheit vor Veränderung gewährleistet werden.
Das zugrundeliegende Office-Dokument wird vom enabler4BIZ sicher „im Hintergrund“ aufbewahrt und dient bei der nächsten Revision automatisch als Ausgangsbasis für die Überarbeitung. - Mit Hilfe des PDF-Converter-Service können auch bereits veröffentlichte Office-Dokumente nachträglich in PDFs umgewandelt werden. Dazu finden Sie im Aktionen-Menü (drei Punkte neben jedem Dokument) bei allen zulässigen Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint, Visio) eine Funktion „In PDF konvertieren“. Nach dem Klick auf den Menüpunkt wird das Dokument unmittelbar an das PDF-Converter-Service übermittelt, das Office-Dokument wird dann automatisch durch das erstellte PDF ersetzt.
- Ebenso können Dokumente, die sich in einem Dokumentenmodul auf einer enabler4BIZ Plattformseite befinden, (nachträglich) in ein PDF umgewandelt werden. Das ursprüngliche Office-Dokument bleibt dem berechtigten Benutzer über die Dokumenthistorie erhalten.
- Für alle genannten Optionen besteht die Möglichkeit, eine Testkonvertierung durchführen. Damit hat der agierende Benutzer die Möglichkeit, Aussehen und Layout des zu konvertierenden Dokuments schon vorab zu überprüfen.
- Optional: Das PDF-Converter-Service wandelt den DokumentInfo-Report in ein PDF um zeigt diesen sofort an. Der Report muss nicht mehr als Excel-Datei heruntergeladen werden.
- Das Modul „Reporting und Kennzahlen“ ist ebenfalls mit dem Konverter verbunden. Damit können erstellte Excel-Reports als PDF ausgegeben werden.
Wie funktioniert es technisch?
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei dieser Funktion um ein (Online-)Service. Das bedeutet, dass dieses auf einem im Österreich stehenden Server der Logic4BIZ betrieben wird. Zu konvertierende Dokumente werden über eine https-verschlüsselte Verbindung (https://pdfconverter.enabler.info) vom Kundenserver auf den Service-Server übertragen. Dort wird das Dokument konvertiert und an den Kundenserver zurück übermittelt. Es erfolgt dabei KEINERLEI Verbindungsaufbau vom Serviceserver zum Kundenserver.
Das Ausgangsdokument und das PDF verbleiben – für eventuelle technische Fragen oder Klärungen – für 3 Tage auf dem Serviceserver und werden dann automatisch gelöscht.
Wie hoch ist die Nutzungsgebühr? Wie erfolgt die Lizenzierung?
Die Nutzungsgebühr ist ein Fixbetrag, unabhängig von der Zahl der lizenzierten enabler4BIZ-Benutzer und unabhängig von der Zahl der zu konvertierenden Dokumente. Bei der Anzahl der konvertierten Dokumente vertrauen wir auf das Fair-Use-Prinzip. Wir wollen keine fixe Obergrenze vorgeben, behalten uns das aber das Recht vor, bei übermäßiger Nutzung eine Sondervereinbarung vorzuschlagen.
Die Lizenzierung erfolgt – wie bei allen anderen enabler4BIZ-Modulen über eine Bestellung an Logic4BIZ. Die Nutzung des PDF-Converter-Service wird in den Nutzungsbedingungen vermerkt – Sie erhalten ein neues Exemplar automatisch nach der Bestellung zugesandt.
Bei Fragen zu unserem PDF-Converter-Service stehen wir Ihnen natürlich sehr gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.