Die enabler4BIZ Wissensdatenbanken – das Schweizer Messer für das Wissensmanagement im Bereich strukturierter Daten – werden oft unterschätzt. Dabei haben sie unzählige wertvolle Einsatzmöglichkeiten.
Im Rahmen zweier Funktionsupdates, die wir den Wissensdatenbanken verpasst haben, wollen wir diese wieder einmal ins richtige Rampenlicht rücken und vor den Vorhang holen.
Basierend auf einem elektronischen Formular können in einer enabler4BIZ Wissensdatenbank beliebige Informationen in frei definierbaren Datenfeldern erfasst und gespeichert werden. Neben Text und Zahlenfeldern (für Ganz- und Dezimalzahl, mit oder ohne Währungssymbol), Auswahllisten (statisch oder durch den User erweiterbar), Datums- und Uhrzeitfelder, Bildelemente und Dateiuploads, Verknüpfungen mit gelenkten Dokumenten und Links (zu Internet- oder Mailadressen) stehen Checkboxen und Radio-Button-Listen und noch viele andere Feldtypen zur Verfügung. Die Anzahl und Anordnung dieser Felder im elektronischen Formular sind dabei frei definierbar.
Die Wissensdatenbank wird über einen eigenen (zusätzlichen) Menüpunkt in Ihren enabler4BIZ eingebunden, über den neue Einträge angelegt und bestehende gesucht und angezeigt werden können. Durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift ist es natürlich auch möglich, die Datenbank nach dieser Spalte zu sortieren.
Wissensdatenbanken und ihre Einträge bieten aber noch eine Vielzahl an weiteren Möglichkeiten:
- Verknüpfung von Einträgen: Einträge einer Wissensdatenbank können mit Einträgen aus der gleichen oder aus anderen Datenbanken verknüpft werden
Seit der Version 4.3.561 ist es auch möglich, den Inhalt der Datenbank auch nach Verknüpfungen zu anderen Datenbanken zu sortieren. Auch hier reicht jetzt ein Klick auf die Überschrift aus. - Verknüpfung mit Maßnahmen: Die Wissensdatenbank kann mit dem enabler4BIZ Maßnahmenmodul verknüpft werden. Damit können (einmalige oder wiederkehrende) Maßnahmen jeden Wissensdatenbankeintrag angehängt werden.
- Verknüpfung mit Prozessen (Objekten): Jeder Wissensdatenbankeintrag kann mit einem oder mehreren Prozessen oder Objekten aus einem enabler4BIZ-Modell verknüpft werden.
- Bemerkungen: Sofern dazu berechtigt, kann jeder Benutzer Bemerkungen bei Wissensdatenbankeinträgen hinterlassen. Neu ab der Version 4.3.556: Ob an einem Wissensdatenbankeintrag eine oder mehrere Bemerkungen hängen, wird ab sofort bereits in der Liste der Einträge angezeigt. In den meisten Wissensdatenbanken sind diese Bemerkungen deaktiviert. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese in einer Ihrer Wissensdatenbanken nutzen wollen!
- Mit Hilfe einer sogenannten „Aufgabe/Aktion“ kann ein Wissensdatenbankeintrag einem aktiven User zugeordnet werden. Dieser erhält automatisch ein Mailbenachrichtigung, kann seine Tätigkeiten in der „Aufgabe/Aktion“ dokumentieren und diese dann auch abschließen.
- Mit Hilfe der enabler4BIZ Org-Workflows lassen sich die Erstellung und Bearbeitung von Wissensdatenbankeinträgen auch als digitale Prozesse abbilden.
Die Einsatzszenarien sind so breit gefächert, dass es schwierig ist, Beispiele aufzuzählen – wir wollen es aber trotzdem versuchen:
- Eines der Haupteinsatzszenarien ist unser Rechtsmanagement. Paragraphen, Aufgaben und Bescheide sind in solchen Wissensdatenbanken erfasst und werden mit Maßnahmen und Reports „zum Leben erweckt“.
- Partner-, Kunden- und Vertragsdatenbanken
- Normendatenbanken
- Gefahrenstoffverzeichnisse
- Qualifikationsmatrix
- Messmitteldatenbank
- CMD (Configuration Management Database) zur Erfassung von IT-Infrastruktur und der Verknüpfung mit Softwareassets
- und viele, viele mehr…
Die enabler4BIZ Wissensdatenbanken sind enorm vielseitig und leistungsfähig. Gerne zeigen wir Ihnen im Rahmen einer persönlichen Präsentation alle Vorteile und Möglichkeiten.