Nutzung des „Änderungen nachverfolgen“-Modus bei Word-Dokumenten

Mit der Version 4.3.281 haben wir wieder einige neue Erweiterungen veröffentlicht, die alle enabler4BIZ-User im Dokumentenmanagement unterstützen sollen. Hauptziel dieser Erweiterungen ist die stetige Optimierung der Nachvollziehbarkeit und der Transparenz. Eine Hauptaufgabe kommt dabei dem „Änderungen nachverfolgen“-Modus von Microsoft Word zu. Dieser zeichnet Änderungen in einer Word-Datei unter Anmerkung des Benutzers auf.

Zu den Erweiterungen im Detail:

  • Wird für ein Dokument im enabler4BIZ ein neuer Entwurf (siehe hier) angelegt, wird jetzt standardmäßig der „Änderungen nachverfolgen“-Modus aktiviert. Dieser Modus bleibt nun so lange aktiviert, bis das Dokument als neue Version veröffentlicht wird.
  • Wird oder werden aus dem Entwurf ein oder mehrere weitere Entwürfe generiert, so bleibt der „Änderungen nachverfolgen“-Modus aktiviert, sodass alle in den Entwürfen gemachten Vorschläge mit dem Namen des Office-Users dokumentiert sind.
  • Wird – basierend auf dem letzten Entwurf – ein Revisionsworkflow für das Dokument gestartet, bleibt der „Änderungen nachverfolgen“-Modus weiterhin aktiv, damit die bereits gemachten Änderungen und Ergänzungen auch noch im Überarbeiten-Schritt transparent sichtbar sind und weiter bearbeitet werden können.
  • Sollte die neue Revision direkt (also ohne Entwurf) vom letzten Bearbeitungsstand weg gestartet werden, wird – je nach Vorlageneinstellung – der „Änderungen nachverfolgen“-Modus zu Beginn des Überarbeiten-Schritt aktiviert. Die Aktivierung kann also an dieser Stelle über die Workflow-Vorlage ein- bzw. ausgeschaltet werden.
  • Analog gilt natürlich das Gleiche für Neuveröffentlichungen oder der Revisionen mit einem bereits vorbereiteten Dokument: Auch hier kann der „Änderungen nachverfolgen“-Modus bereits aktiviert sein, wenn das Dokument in den Workflow gelegt wird. Oder dieser wird – je nach Einstellung in der Vorlage – beim Überarbeiten-Schritt eingeschaltet.
  • Nachträgliche Ergänzung nach der Erweiterung mit enabler4BIZ Version 4.2.309 und Plugin4BIZ Version 2.1.5 am 19.4.2023: Bei Word-Dokumenten, bei denen die Bearbeitung eingeschränkt ist, wird ab dieser Version weder beim „Entwurf bearbeiten“ noch beim „Dokument-Überarbeiten“-Schritt der „Änderungen-Nachverfolgen“-Modus aktiviert (und beim Veröffentlichen auch nicht deaktiviert, falls er sonst irgendwie aktiviert wurde).

Die gegenständliche enabler4BIZ-Version stellt Prüfern und Freigebern in ihrem jeweiligen Workflow-Schritt jetzt drei mögliche Ansichten zur Auswahl:

  • Standardansicht: Zeigt das Dokument so, wie es veröffentlicht wird (aber weiterhin natürlich ohne ersetzte Platzhalter).
  • Änderungsansicht: Wenn sich das Dokument im „Änderungen nachverfolgen“-Modus befindet (egal ob von Vornherein oder vom Entwurf oder vom Überarbeiten-Schritt), wird es hier in genau dieser Ansicht angezeigt. Damit kann nachvollzogen werden, wer welche Änderungen im Dokument eingepflegt hat.
  • Vergleichsansicht (nur bei Revisionsworkflows): Dies ist jene Ansicht, die es bisher schon gab. Der enabler4BIZ öffnet die neue Version und die letzte Version aus dem Modell und zeigt sie in der Vergleichsansicht von Microsoft Word an. Dazu ist das Plugin4BIZ nötig.

Anmerkungen zu diesen drei Ansichten:

  • In allen drei Ansichten kann – wie bisher und wenn das Plugin4BIZ installiert ist – die Prüfung bzw. Freigabe direkt in Microsoft Word bestätigt werden.
  • Bei der Neuveröffentlichung von Dokumenten stehen nur die ersten beiden Ansichten zur Verfügung, da es noch keinen Vergleich zu einer Vorversion geben kann.
  • Für alle Nicht-Word-Dokumente (Excel, PowerPoint, PDF, CAD-Zeichnungen, Bilder, Links, …) steht nur die erste Ansicht zur Verfügung.
  • Befindet sich das Dokument nicht im „Änderungen nachverfolgen“-Modus, dann ist die zweite Ansicht ausgegraut.
  • Im Prüf-/Freigabeschritt sind jetzt alle anderen Stellen, bei denen man das Dokument bisher öffnen konnte nicht mehr aktiv (also dort wird jetzt nur noch der Dokumentname angezeigt und der ist nicht mehr anklickbar). Damit soll die Prüfung/Freigabe etwas übersichtlicher gestaltet werden.

Vor der Veröffentlichung des Dokuments wird der „Änderungen nachverfolgen“-Modus beendet – unabhängig davon, wann und durch wen der Modus aktiviert wurde. Mit der Beendigung werden alle Änderungen automatisch angenommen. Damit sehen die „fertigen“/veröffentlichten Dokumente im enabler4BIZ wieder so aus, wie Sie es gewohnt sind.