Mit der Version 4.3.614 haben wir eine neue Erweiterung veröffentlicht, die mehr Ordnung und Übersichtlichkeit in die Erinnerungsbenachrichtigungen des enabler4BIZ Dokumentenworkflows bringen soll.
Ausgangssituation
Der Dokumentenworkflow des enabler4BIZ schickt an unterschiedlichen Stellen E-Mailbenachrichtigungen an Benutzer. Im Groben dienen diese Benachrichtigungen:
- Benachrichtigungen, wenn ein User eine Aktion in einem Workflow setzen muss.
- Erinnerungsbenachrichtigungen, wenn ein User eine Aktion in einem Workflow „übersehen“ hat.
- Benachrichtigungen an Workflow-Verantwortliche, in welchen Workflows von welchen Benutzern Aktionen ausständig sind.
- Informationen an Workflow-Verantwortliche über den Status bzw. das Ende eines Workflows.
- Benachrichtigungen, wenn in einem Workflow ein Fehler aufgetreten ist.
Die Anzahl der unter 2 und 3 genannten Benachrichtigungen kann in manchen Fällen schnell anwachsen, weshalb wir uns mit der Frage beschäftigt haben, wie das verbesserbar ist.
Lösung
Die gegenständlichen enabler4BIZ-Version bringt für die beiden oben genannten Punkte eine Verbesserung durch Zusammenfassung der Benachrichtigung. Ab sofort erhalten Benutzerinnen und Benutzer, bei denen Aktionen in einem oder mehreren Workflows offen sind, nicht mehr eine Nachricht pro Workflow, sondern nur mehr eine Nachricht pro Woche, in der alle ausständigen Workflows aufgelistet sind. In der Nachricht sind alle betroffenen Workflows in einer übersichtlichen Tabelle zusammengefasst.
Gleiches gilt für Information an den/die Workflowverantwortliche/n. Auch dieser User erhält ab dieser Version nur noch eine Nachricht pro Woche, in der alle Workflows, für die er/sie verantwortlich ist, aufgelistet sind.
Die neue Erweiterung „wirkt“ sofort nach der Installation des Updates und schickt die erste Nachricht für alle laufenden Workflows bereits in der ersten Nacht.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne über die bekannten Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.