Heute stellen wir Ihnen eine neue Erweiterung vor, mit der Sie Dokumente im Anlassfall sofort sperren können. Diese Erweiterung steht ab der Version 4.2.593 zur Verfügung. Ziel dieser Erweiterung ist es, dass Qualitätsmanager (sofern sie Administratoren im enabler4BIZ sind) Dokumente im Notfall mit nur zwei Mausklicks sperren können.
Wie wird ein Dokument gesperrt?
Ad-hoc-Sperre
Bisher war es schon möglich, Dokumenten ein „Gültig bis“-Datum zu geben. Wurde das Dokument bis zum eingegebenen Stichtag nicht revisioniert oder dessen Gültigkeit verlängert, so wurde das Dokument in der Schublade besonders markiert:
Das Dokument konnte aber weiterhin geöffnet werden.
Aus Gesprächen mit unseren Kunden hat sich der Bedarf – besonders bei der Zertifizierung nach speziellen Normen ergeben, dass Dokumente unter bestimmten Voraussetzungen sofort aus dem laufenden Betrieb in einer Art zu entfernen sind, dass sie nicht mehr geöffnet werden können. Diese Anforderung wurde nun mit der Funktion „Dokument sofort sperren“ eingeführt:
Nach der Eingabe eines verpflichtenden Kommentars wird das gewählte Dokument sofort gesperrt. Diese Sperre ist durch eine eigene Markierung zu erkennen:
Sperre durch Ablauf der Gültigkeit
Über den Dokumentenworkflow kann ab dieser Version die Sperre auch vordefiniert werden. Wird für ein Dokument ein „Gültig bis“-Datum im Veröffentlichen-Schritt des Workflows gesetzt, so kann jetzt dort auch unter „Aktion“ festgelegt werden, ob das Dokument nach Ablauf der Gültigkeit entfernt, belassen oder gesperrt werden soll:
Die drei Auswahlmöglichkeiten haben folgende Bedeutung:
- Entfernen: Nach Ablauf des „Gültig bis“-Datum wird das Dokument nicht mehr in der Schublade angezeigt.
- Belassen: Das Dokument wird nach Ablauf des „Gültig bis“-Datum im System belassen, als ungültig markiert und kann weiterhin geöffnet werden.
- Sperren: Das Dokument wird nach Ablauf des „Gültig bis“-Datum im System belassen, als gesperrt markiert und kann nicht mehr geöffnet werden.
Mit der zusätzlichen Option „Überarbeiten“ kann die Wiedervorlage für alle drei Optionen aktiviert werden. Der enabler4BIZ erinnert automatisch 30 Tage (änderbare Voreinstellung) vor Ablauf der Gültigkeit den Dokumentersteller und den Prozessverantwortlichen an die Überarbeitung.
Wie wirkt sich die Sperre aus?
Nach der Sperre kann das Dokument nicht mehr geöffnet werden. Die Versionsinformation, die man durch Bewegen des Mauszeigers auf das Dokument erhält, zeigt ebenfalls an, dass das Dokument gesperrt ist.
Durch Revisionierung kann das Dokument wieder in Kraft gesetzt werden.
Im Dokument-Info-Bericht wird diese Sperrung einer Version auch in der Versionshistorie in der Spalte „Gültigkeit“ angezeigt:
Weiters haben wir mit dieser Version auch einen Hinweis auf demnächst ablaufende Dokumente eingeführt. Dokumente, die innerhalb der nächste 30 Tage ablaufen, werden mit einem orangen Rufzeichen markiert:
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!