Mit der Version 4.4.10 haben wir eine Erweiterung veröffentlicht, mit der in den Prüf- und Freigabeschritten optional eine zusätzliche Passwortauthentifizierung aktiviert werden kann. Diese Funktion erhöht das Sicherheitsniveau gezielt in besonders kritischen Workflows und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen – z. B. gemäß FDA 21 CFR Part 11.
Die Zusätzliche Authentifizierung ist in folgenden Schritten verfügbar:
- Prüfen
- Freigeben
- Herausnehmen
- Gültigkeit verlängern
Die Aktivierung erfolgt über die jeweilige Workflowvorlage:
Dort steht pro Schritt eine neue Checkbox „Zusätzliche Passwort-Authentifizierung fordern“ zur Verfügung:
Wenn diese Authentifizierung in einer Workflowvorlage aktiviert ist, werden an der ausgewählten Stelle alle beteiligten Personen aufgefordert, Ihr Benutzerkennwort erneut einzugeben. Dies gilt auch bei Systemen, die über Single Sign-On an die zentrale Benutzerverwaltung angebunden sind:
Erfolgt die Prüfung oder Freigabe mit Hilfe des Plugin4BIZ in Microsoft Word oder Excel, dann erfolgt die Passwortabfrage direkt über das Plugin4BIZ (Voraussetzung ist mindestens Version 2.1.18):
Selbstverständlich wird diese zusätzliche Authentifizierung auch entsprechend im enabler4BIZ dokumentiert und ist an folgenden Stellen nachvollziehbar:
- Anzeige des Textes „Authentifiziert“ an allen Stellen, an denen im Mouse-over zu einem Dokument Prüfer und Freigeber angezeigt werden.
- In der Dokumentinfo
- In der enabler4BIZ Administration: „Content“ –> „Document Version Info“
- Im Dokument selbst in den Platzhaltern „#e4bProofed#“, „#e4bReleased#“ und „#e4bValidityChanged#“ durch den ergänzenden Text „(Authentifiziert)“ jeweils neben dem Namen des handelnden Users.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!