Heute dürfen wir Sie wieder über eine neue Erweiterung informieren. Mit der Version 4.4.170 haben wir eine Funktion veröffentlicht, mit der nicht mehr erforderliche Kenntnisnahmen im Document-Info-Schritt bei Neu- und Ersetzen-Workflows automatisch entfernt werden.
Die neue Funktion überprüft jede Nacht, ob ausständige Antworten noch erforderlich sind. Sind alle Dokumente, zu denen in einem Workflow noch eine Kenntnisnahme ausständig ist, bereits archiviert oder durch eine neue Version ersetzt worden, dann::
- wird der User per Mail darüber informiert, dass sich seine Antwort in diesem Workflow erübrigt hat,
- wird der Eintrag in den persönlichen Workflows von „Sie müssen in diesen Workflows Aktionen setzen“ in den Abschnitt „Workflows, bei denen sich Ihre Antwort erübrigt hat“ verschoben und
- wird bei den Benutzerantworten in der Workflowdetailansicht automatisch ein Kommentar ergänzt, dass sich die Antwort erübrigt hat:
Ausgenommen davon sind Workflows, in denen mehrere Dokumente zur Kenntnis zu nehmen waren, jedoch nur einige davon archiviert oder durch neue Versionen ersetzt wurden. In diesem Fall ist die Kenntnisnahme weiterhin erforderlich. Wie bisher sind in diesen Workflows die archivierten bzw. veralteten Dokumente entsprechend rot markiert.
Nach der Veröffentlichung dieser Erweiterung kann es in Ihrem enabler4BIZ vorübergehend zu einem erhöhten E-Mail-Versand kommen, da möglicherweise bereits zahlreiche ausständige Kenntnisnahmen im System obsolet geworden sind.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.