Die Bereitstellung von gelenkten Dokumenten gehört seit Beginn der enabler4BIZ-Zeitrechnung zu den Kernkompetenzen unserer Businessmanagementsuite. Jedes Dokument aus beliebigen Anwendungen (unabhängig von Formaten und Strukturen) kann mit dem enabler4BIZ veröffentlicht und normkonform gelenkt werden.Das neue PDF-Converter-Service bietet nun auch den Vorteil, Office-Dokumente automatisch durch den Workflow in PDFs zu konvertieren. Dies schützt die Dokumente vor lokaler Änderung und vereinfacht bzw. vereinheitlicht die Formatierung.
Natürlich bleibt die Möglichkeit, Informationen aus dem Veröffentlichungsworkflow (Prüfer, Freigeber, Versionsnummer, Dokumentname,…) mittels Platzhalter automatisch in Dokumente einzufügen unberührt.
Was aber vielleicht noch nicht bekannt ist, ist dass Sie das Original eines bereits veröffentlichten Dokuments (inkl. der Platzhalter) nicht gesondert in einer eigenen Dateiablage aufheben müssen. Auch die Originale werden vom enabler4BIZ verwaltet und berechtigten Benutzern einfach zur Verfügung gestellt. Zum Originaldokument gelangen Sie über die Modellseite. Neben jedem gelenkten Dokument finden Sie drei blaue Pfeile zum „Workflow starten“ (1). Nach dem Aufruf dieser Funktion finden Sie direkt unter der Überschrift den Link zum Originaldokument (2).
Natürlich steht diese Funktion nur Benutzern zur Verfügung, die auch die Berechtigung haben, Workflows zu starten.
Zusammengefasst:
- Der enabler4BIZ verwaltet und lenkt alle Ihre Dokumente, unabhängig vom Programm mit dem sie erstellt wurden.
- Mit Hilfe der Platzhalter können ganz einfach Meta-Informationen aus der Veröffentlichung in Dokumente eingebunden werden.
- Das neue PDF-Converter-Service ermöglicht den Schutz von Office-Dokumenten durch Konvertierung in PDF.
- Über die Funktion „Workflow starten“ wird das Original verwaltet. Auf das ursprüngliche Word, Excel, PowerPoint oder Visio kann somit jederzeit zugegriffen werden. Einfach Version überarbeiten und als neue Version mit einem Workflow veröffentlichen.
Sollten Sie weitere Fragen zu dieser Erweiterung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.