Unsere aktuelle Neuigkeit betrifft gelenke Dokumente, die mit Hilfe unserer Dokumenten-Workflows veröffentlicht werden. Ab der Version 4.1.746 können Sie Information aus dem Dokumenten-Workflow, mit dem ein Office Dokument neu veröffentlicht oder revisioniert wurde, automatisch in das Dokument einbinden.
Welche Informationen sind das? Folgende Informationen können bei der Veröffentlichung eines Dokuments automatisch übernommen werden:
- Versionsnummer
- Gültig ab
- Gültig bis
Dokumentersteller(ab Version 4.2.868 nicht mehr verfügbar)- Name/n des/der Prüfer/s
- Name/n des/der Freigeber/s
- Dokumentname
- Dokumenttyp
- Dokumentnummer
Weitere Erweiterungen nach der Version 4.1.746 :
- (Letztes)* Prüfdatum
- (Letztes)* Freigabedatum
*Sofern der Workflowschritt mehrere Personen beinhaltet wird jeweils das Datum der Prüfung/Freigabe durch den letzten Benutzer angeführt
- Name/n des/der Überarbeiter/s (in der Reihenfolge der Bearbeitung)
- Dokument ID
Weitere Erweiterungen nach der Version 4.2.868 :
- Dokumentverantwortlicher
Weitere Erweiterungen nach der Version 4.3.151:
- Entscheidenden Benutzer im Rahmen der Verlängerung der Gültigkeit
- Datum der letzten Verlängerung der Gültigkeit
Weiter Erweiterung mit der Version 4.3.247
- Versionshistorie, drei Platzhalter, die automatisch eine Liste (Tabelle) mit der aktuellen und allen vergangenen Versionen erstellt:
- Version
- Gültig-bis-Datum
- Workflowkommentar
Weiter Erweiterung mit der Version 4.3.525 (Plugin4BIZ Version 2.1.14)
- Gültig-ab-Datum der ersten Version
Änderung mit der Version 4.3.526 (Plugin4BIZ Version 2.1.15)
- Der neue Platzhalter #e4bReviewed# wurde als gleichwertiges Synonym für den bestehenden Platzhalter #e4bValidityChangedDate# ergänzt. Dieser ist kürzer und lässt sich einfacher in Dokumentvorlagen einfügen.
Wie funktioniert das? Ganz einfach: Sie Verwenden bei der Erstellung Ihres Dokuments Platzhalter. Beim Durchlauf des Dokumenten-Workflows für neue oder revisionierte Dokumente – genauer gesagt im Schritt „Veröffentlichen“ werden die Platzhalter direkt im Dokument ersetzt. Nach dem Austausch der Platzhalter durch die Daten aus dem Workflow wird das Dokument am enabler4BIZ-Server gespeichert und veröffentlicht.
Wird nun das veröffentlichte Dokument geöffnet (und z.B. in Folge für den Aushang ausgedruckt) werden die korrekten Veröffentlichungsinformationen angezeigt.
Wie heißen die Platzhalter? Derzeit stehen folgende Platzhalter zur Verfügung, die bei der Veröffentlichung des Dokuments automatisch ersetzt werden:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch | Beispiel |
| #e4bDocumentName# | Dokumentname | AW_Angebote_Legen |
| #e4bDocType# | Documenttyp | AW |
| #e4bNumber# | Dokumentnummer | 12345 |
| #e4bVersion# | Versionsnummer | 2.3 |
| #e4bValid# | Gültig ab | 01.01.2012 |
| #e4bInvalid# | Gültig bis | 31.12.2014 |
| #e4bProofed# | Prüfer | Erika Mustermann; Max Mu… |
| #e4bReleased# | Freigeber | Hans Meier |
| #e4bProofedDate# | (Letztes) Prüfdatum | 12.03.2017 |
| #e4bReleasedDate# | (Letztes) Freigabedatum | 12.04.2017 |
| #e4bReworked# | Überarbeiter | Hans Meier |
| #e4bID# | Dokument ID | 126 |
| #e4bResponsible# | Verantwortlicher | Max Müller |
| #e4bValidityChanged# | Gültigkeit geändert durch | Max Müller |
| #e4bReviewed# #e4bValidityChangedDate# (veraltet) |
Gültigkeit geändert am | 12.04.2017 |
|
#e4bHistVersion# |
Historisierte Versionsnummer in Tabellenform | 5, 4, 3, 2, 1 |
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#e4bHistValid# |
Historisierte Gültig-bis-Daten in Tabellenform | 12.04.2017, 01.07.2016, 15.12.2015, 07.04.2013, 15.01.2011 |
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#e4bHistWFComment# |
Historisierte Workflowkommentare in Tabellenform | Kommentar, Kommentar, Kommentar, Kommentar, Kommentar |
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#e4bInitialRelease# |
Datum, ab dem die erste Version dieses Dokuments gültig war | 17.01.2012 |
Wichtig für diese Funktion: Das Ganze geht nur ab Office 2007 (Word und Excel), die in Format docx bzw. xlsx abgespeichert wurden!
Sollten Sie weitere Fragen zu dieser Erweiterung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.