Dokumentenworkflow steuert jetzt auch Korrekturversionen

Hatten Sie nicht auch schon mal den Fall, dass Sie bei einem gerade erst neu veröffentlichten Dokument nach länger dauernder Prüf- und Freigabephase einen kleinen Tippfehler finden, den Sie noch gerne ausbessern würden? Das war bisher nur im Zuge einer kompletten Revision, wiederum mit Prüfung und Freigabe möglich.

Mit der Version 4.3.82 unterstützt der Dok-Workflow jetzt sogenannte „Korrekturversionen“. Bisher war jede Änderung an einem Dokument im enabler4BIZ mit einer Versionierung – also mit der Erhöhung der Versionsnummer und (je nach den Anforderungen unserer Kunden) mit erneuter Prüfung und Freigabe – verbunden.

Ziel dieser Erweiterung ist es also, die Einarbeitung von kleinen Korrekturen in bereits veröffentlichten Dokumenten zu vereinfachen.

Ab der gegenständlichen Version gibt es jetzt die Möglichkeit, „Korrekturversionen“ zu veröffentlichen. Aber was ist eine Korrekturversion genau?

  • Eine Korrketurversion wird genauso wie eine Vollversion eines Dokuments mit einem Dok-Workflow veröffentlicht.
  • Für die Korrketurversionen gibt es allerdings eine eigene neue Workflow-Vorlage mit dem Namen „Dokument korrigieren“. Diese wird Ihnen ab jetzt bei der Workflowauswahl für das Ersetzen eines Dokuments zusätzlich vorgeschlagen (die neue Vorlage nach dem Update nur für Administratoren sichtbar, diese Berechtigung kann aber jederzeit geändert werden).
  • Diese Vorlage darf (nebem dem Korrekturschritt selbst) auch Überarbeiten- und Dok-Info-Schritte, jedoch keine Prüf- und/oder Freigabeschritte enthalten.
  • Der neue Veröffentlichen-Schritt enthält ein neues Feld „Durchgeführte Korrekturen“. Dies ist ein Pflichtfeld und dient der kurzen Beschreibung der durchgeführten Korrekturen.
  • An der Versionsnummerierung, so wie sie bis jetzt war, ändert sich nichts. Korrketurversionen enthalten automatisch einen Buchstaben an die Versionssnummer angehängt. So wird aus der Version 2 durch eine Korrektur die Version 2-a. Sollten Sie bisher schon zweistufig versioniert haben, dann entsteht beispielsweise aus der Version 2.17 die Korrekturversion 2.17-a.
    Screenshot Anzeige der Korrekturversion
  • Die weitere Versionierung erfolgt ebenfalls automatisch. Durch Revision wird aus der Version 2-a die Version 3. Eine erneute Korrektur macht aus der Version 2-a automatisch eine Version 2-b.
  • In die Versionsnummernvergabe konnte bisher durch den veröffentlichenden User eingegriffen werden. Die Bezeichnung von Korrekturversionen erfolgt hingegen vollautomatisch und kann durch den Benutzer nicht beeinflusst werden.
  • Alle anderen Metadaten des Dokuments (Prüfer, Freigeber, Gültig-bis-Datum, Dokumenttyp, Prozesszugehörigkeit,…) bleiben bei der Korrektur unverändert und werden automatisch von der letzten Hauptversion des Dokuments erhalten. Zu den bisherigen Bearbeitern des Dokuments werden jene Benutzer ergänzt, die die Korrekturen über den Bearbeiten-Schritt bearbeitet haben.
  • Die Dokumentinfo wurde um die entsprechenden Informationen erweitert und zeigt jetzt genau alle Informationen an – also nicht nur die letzte Revision, sondern auch zwischenzeitlich durchgeführte Korrekturen. Auch das neue Feld „Durchgeführte Korrekturen“ ist in der überarbeiteten Dokumentinfo enthalten.

Die neuen Funktionen können über eine zentrale Einstellung deaktiviert werden. Nach der Installation des Updates sind die Funktionen aktiviert. Wenn Sie diese nicht nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei uns.

Um Ihnen die neuen Funktionen im Detail vorstellen zu können, veranstalten wir am 7. Oktober 2021 von 16:00 bis 17:00 wieder ein kurz&gut-Webinar. Anmeldung bitte über office@logic4biz.com.

Sollten Sie Fragen zu den neuen Funktionen haben, stehen wir Ihnen gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung!

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