Mit der Version 4.1.1202 freuen wir uns, Ihnen einen neuen Schritt für Ihre Dokumentenworkflows vorstellen zu dürfen. Ab dieser Version unterstützt Sie der Dokumentenworkflow nicht nur bei der Prüfung und Freigabe sowie der Information der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch bei Erstellung und Überarbeitung Ihrer Dokumente.
Der neue Workflowschritt heißt „Dokument überarbeiten“ und kann in jeder Workflowvorlage für die Veröffentlichung und Revision gelenkter Dokumente eingefügt werden. Mit diesem Schritt wird die Überarbeitung dokumentiert, die einzelnen Bearbeitungsschritte sind jederzeit nachvollziehbar.
Nach dem Aufruf der Vorlage werden Sie wie gewohnt aufgefordert, die freizugebenden Dokumente auszuwählen. Im darauffolgenden Schritt können Sie dann einen oder mehrere Benutzer auswählen, die das Dokument bearbeiten sollen:
Wenn Sie keinen Benutzer auswählen, ist das auch kein Problem. Der Workflow ignoriert diesen Schritt und geht sofort weiter zum nächsten Schritt.
Neben dem Benutzer selbst können Sie auch die Reihenfolge auswählen, in der die gewünschten Personen das Dokument bearbeiten sollen.
Optional können Sie einstellen, dass der Workflowersteller nach Abschluss aller Bearbeitungen nochmals alle Dokumente dieses Workflows vorgelegt bekommt.
Die restlichen Schritte der Workflowvorlage befüllen Sie wie gewohnt, abschließend starten Sie den Workflow.
Der enabler4BIZ Dokumentenworkflow fordert nun den ersten Benutzer in der Liste über eine automatische E-Mailbenachrichtigung (inkl. Link zur Seite der persönlichen Workflows) auf, das Dokument zu bearbeiten:
Das Dokument wird lokal am Computer des Benutzers bearbeitet und kann dort auch zur weiteren Bearbeitung zwischengespeichert werden. Nach Abschluss der Bearbeitung lädt der Benutzer seine Version des Dokuments im Feld „Überarbeitetes Dokument“ in den Workflow, fasst die Änderungen kurz zur Dokumentation im Feld „Kommentar“ zusammen und schließt seine Bearbeitung wie gewohnt ganz unten mit Hilfe des Häckchens ab. Der Dateiname darf dabei nicht verändert werden.
Danach wird der Workflow an den nächsten Benutzer weitergeleitet und es wiederholt sich die Bearbeitung solange, bis der letzte Bearbeiter den Schritt abgeschlossen hat. Sofern die Option aktiviert wurde, erhält der Workflowersteller nun nochmals alle Dokumente zur finalen Bearbeitung.
Über die Detailansicht des Workflows können jederzeit die einzelnen Bearbeitungsschritte nachvollzogen werden. Auch der Zugriff auf die einzelnen Bearbeitungsversionen kann von dort aus aufgerufen werden:
Falls Sie die Namen der Benutzer, die das Dokument überarbeitet haben, automatisch in Ihr Dokument einfügen lassen wollen, so können Sie dies mit dem Platzhalter „#e4bReworked#“ machen. Details zur Verwendung der Platzhalter finden Sie hier.
Wenn Sie einen Überarbeiten-Workflow direkt vom Dokument weg starten, hängt der enabler4BIZ automatisch die Originalversion des Dokuments (also inklusive der eventuell bereits eingesetzten Platzhalter) in den Workflow zur Bearbeitung ein, Sie brauchen sich also nicht mehr um die Auswahl des Dokuments zu kümmern. Tragen Sie nur mehr die relevanten und entscheidenden Personen ein und starten Sie den Workflow.
Nach der Veröffentlichung sind die Namen der Bearbeiter an folgenden Stellen im enabler4BIZ zu finden:
- Metainformationen des Dokuments: Wenn Sie Ihren Mauszeiger in einer Schublade auf den Dokumentnamen bewegen, finden Sie die Bearbeiter dort neben anderen bereits bisher dort verfügbaren Informationen (Versionsnummer, Ersteller, Prüfer, Freigeber,…)
- Im Dokument-Info-Excel, das über das Excel-Symbol neben dem Dokumentnamen geöffnet werden kann
- In der Dokument-Verantwortlichen-Suche kann nach der Verantwortung „Überarbeitet durch“ gesucht werden
Wir hoffen, Ihnen damit eine zusätzliche Funktion zur Verbesserung der Bearbeitung Ihrer Vorgabedokumente in die Hand geben zu können und empfehlen, diesen Schritt bei allen Workflow-Vorlagen an erster Stelle einzufügen, da das Ausfüllen des Schrittes optional ist. Gerne unterstützen wir Sie bei der Bearbeitung Ihrer Vorlagen.
Sollten Sie weitere Fragen zu dieser Erweiterung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.