Bei der Dokumentenlenkung wird der Nachweis, wann welcher Benutzer über ein neues oder die Änderung eines bestehenden Dokuments informiert wurde, spätestens zu dem Zeitpunkt interessant, wenn Ihnen der Auditor gegenüber sitzt. Der Dokumentenworkflow des enabler4BIZ hat Sie bereits bisher bei diesen Fragen zuverlässig unterstützt.
Aber es geht noch besser! Mit der Version 4.1.995 liefern wir einen neuen Report aus, mit dem Sie diese Nachweise mit ein paar Mausklicks für jeden beliebigen Zeitraum, jedes Dokument und nach Benutzer auswerten können.
Sobald Sie diese Version installiert haben, finden Sie in der Administration im Bereich Content einen Report mit der Bezeichnung „Confirmed reading of documents“. Nach Aufrauf des Reports kann mit Hilfe der folgenden Paramter die Auswahl eingegrenzt werden:
Der Report wird automatisch nach dem Klick auf „Start“ in Microsoft Excel geöffnet und kann dort bei Bedarf weiter bearbeitet und aufbereitet werden.
Neben dem Namen des Benutzers und des Dokuments enthält der Report auch die Dokumentversion und die Workflownummer. Daneben befindet sich (in der Spalte „Workflow Step“) noch die Information, welche Funktion der Benutzer hatte:
- Creator: Der Benutzer war der Ersteller des Dokuments
- Prove Document: Der Benutzer hat das Dokument geprüft
- Release Document: Der Benutzer hat das Dokument freigegeben
- Document Info (new/released document): Der Benutzer wurde im Rahmen der Veröffentlichung oder Revisionierung informiert
- Document Info (existing document): Der Benutzer wurde mit einer Dokument Info für bestehende Dokumente (siehe Weblogartikel „Dokument Info an neue Benutzer„) informiert.
Natürlich stehen wir Ihnen für weitere Fragen zu dieser Erweiterung gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.