Der Workflowname soll in einfacher und übersichtlicher Art und Weise anzeigen, welchem Zweck der Workflow dient bzw. welche Dokumente damit veröffentlicht oder bearbeitet werden. Standardmäßig wurde dieses Feld bisher mit dem Namen der Workflowvorlage befüllt. Wurde dieser Name vom Workflowersteller nicht geändert, so wurde vom enabler4BIZ noch der Dokumentnamen angehängt. So weit der Status quo.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Namen der Vorlagen oft sehr lange sind (meist beinhalten sie eine Aufzählung aller Workflowschritte) und diese meist auch nicht angepasst wurden. Das hatte wiederum zur Folge, dass dann die Workflownamen oft sehr lange, unübersichtlich und schwer zu lesen sind, speziell auch in den E-Mailbenachrichtigungen zum Workflow.
Mit der enabler4BIZ Version 4.3.347 haben wir eine Erweiterung veröffentlicht, die dieses Thema deutlich vereinfachen und optimieren soll. Ab dieser Version gibt es zwei neue Felder in der Workflowvorlage, mit der die Namensgebung definiert werden kann:
Im Feld „Workflowname“ kann nun ein frei definierbarer Text eingetragen werden. Nach dem Update auf diese Version ist das für bereits bestehende Vorlagen die Kurzform, die aus den enthaltenen Schritten ermittelt wurde:
- „Ersetzen:“
- „Neu:“
- „Korrektur:“
- „Gültigkeit ändern:“
- „Dokument herausnehmen:“
- „Dokument Info:“
Alternativ/ergänzend kann die Checkbox „Dokumentname anfügen“ gewählt werden. Wird diese alternativ zum Workflownamen ausgewählt, dann ist der Workflowname der Name des/der Dokument/e. Ansonsten ist der Name des Workflows der eingegebene Workflowname plus dem Dokumentnamen, also z.B. „Ersetzen: PB Direkter Vertrieb“, wenn die Prozessbeschreibung für den direkten Vertrieb revisioniert wird.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen sehr gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.