Der enabler4BIZ ist ja für die konsequente Verfolgung von offenen Aufgaben im Bereich Dokumenten- und Maßnahmenmanagement bekannt. Und bei manchen unserer Kunden kommt es auf Grund länger laufender Workflows immer wieder zu sich ändernden Verantwortlichkeiten.
Mit der Version 4.3.345 haben wir daher eine Neuerung eingeführt, die diese Umstände positiv unterstützen soll. Neben dem Workflowersteller – also jener Person, die einen Workflow gestartet hat – gibt es ab sofort auch einen Workflowverantwortlichen. Sie erinnern sich vielleicht: Wir haben vor einiger Zeit auch einen Dokumentverantwortlichen eingeführt (siehe https://logic4biz.com/blog/dokumentverantwortlicher-statt-dokumentersteller/). Der Workflowverantwortliche ist die für uns logische Folge daraus und funktioniert auch analog.
Was bedeutet das konkret?
Für viele unserer Kunden wird es im ersten Moment überhaupt keine Auswirkung haben. Beim Starten eines neuen Workflows ist der Workflowverantwortliche automatisch der Workflowersteller. Es kann aber auch bereits beim Start des Workflows ein anderer Verantwortlicher ausgewählt werden:
Sollte sich nun im Lauf der Zeit eine organisatorische Änderung ergeben, sodass für einen noch laufenden Workflow ein anderer Benutzer verantwortlich ist, kann dieser auf zwei unterschiedlichen Wegen geändert werden: Mit Hilfe der Replace-User-Funktion oder manuell über die Detailansicht des Workflows. Dazu bitte folgendermaßen vorgehen:
- Öffnen Sie diese entweder über die Seite „Persönliche Workflows“ mit der Lupe oder über die Workflowübersicht mit dem Auge.
- In der Detailansicht finden Sie oben einen Bleistift:
- Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die sogenannte Kopfinformationen bearbeiten und speichern können.
Ebenfalls neu: Sie können an dieser Stelle auch den Workflownamen nachträglich ändern. - Klicken Sie abschließend auf das Speichern-Symbol. Nach dem Speichern erhält der neue Workflowverantwortliche natürlich eine E-Mailbenachrichtigung.
Was hat sich noch geändert?
Im Rahmen dieser Erweiterung haben wir auch gleich ein paar weitere Verbesserungen vorgenommen:
- Alle E-Mails, die der enabler4BIZ bisher an den Workflowersteller geschickt hat, gehen ab sofort an den Workflowverantwortlichen.
- Wird der Workflowverantwortliche geändert, behält der (ursprüngliche) Ersteller alle Berechtigungen, die er zuvor an „seinem“ Workflow hatte, er erhält aber keine Benachrichtigungen mehr.
- Der neue Workflowverantwortliche erhält alle Rechte, die der Workflowersteller hatte (z.B. Abbrechen des Workflows, …).
- Texte der E-Mailbenachrichtigungen wurden angepasst: In den E-Mails stand bisher zuerst die Workflow-ID (und in Klammer der Workflowname und danach der Ersteller). Die neuen Benachrichtigungen enthalten jetzt den Workflownamen und in Klammer den Verantwortlichen und die ID)
- In der persönlichen Workflowübersicht wird jetzt der Verantwortliche und nicht der Ersteller angezeigt.
- In der persönlichen Workflowübersicht gibt es jetzt den Abschnitt „Workflows, für die Sie verantwortlich sind“ statt des Abschnitts „Von Ihnen erstellt“.
- In der Dokument-Info wird jetzt der Verantwortliche und nicht der Ersteller angezeigt.
- Im Workflowschritt „Dokument überarbeiten“ wird jetzt über die Checkbox nicht mehr der Ersteller, sondern der Verantwortliche als letzte Überarbeiter hinzugefügt.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterung haben, stehen wir Ihnen gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.