Mit der Version 4.3.240 haben wir eine weitere Funktionserweiterung veröffentlicht, mit der sich jetzt auch Revisionsentwürfe mit dem enabler4BIZ und dem Plugin4BIZ managen lassen.
Was ist ein Revisionsentwurf?
Mit unserer letzten Erweiterung (Änderungsvorschläge für Dokumente über den enabler4BIZ einreichen) haben wir Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bereit gestellt, Änderungsvorschläge im enabler4BIZ – direkt beim jeweiligen Dokument – zu hinterlegen. Basierend auf diesen Änderungsvorschlägen kann der Dokumentverantwortliche nun die Überarbeitung des Dokuments und folglich die Erstellung einer neuen Version bewerkstelligen.
Dafür haben wir im Dokumentenmanagement einen neuen Bereich erstellt, in dem die Entwürfe verwaltet werden können:
In diesem Bereich finden Sie – als Ausgangsbasis für die nächsten Änderungen – das aktuell gültige Dokument im Office-Format. Klicken Sie auf den Bleistift, um dieses Dokument zu bearbeiten und daraus einen neuen Entwurf zu erstellen. Das Dokument öffnet sich in der richtigen Anwendung und kann nun bearbeitet werden. Nach Abschluss der Bearbeitung kann der Entwurf mit dem Plugin4BIZ(1) wieder in den enabler4BIZ zurückgespeichert werden. Im Entwurfsbereich finden Sie nun den neuen Entwurf mit dem heutigen Datum:
Über das Anlegen eines neuen Entwurfs werden der Dokumentverantwortliche sowie der/die Prozessverantwortliche/n automatisch vom enabler4BIZ mittels E-Mailnachricht informiert.
Die eingearbeiteten Änderungsvorschläge können direkt in der Liste darunter abgehakt werden und mit einem Kommentar erledigt werden. Der Benutzer, der den Änderungsvorschlag eingebracht hat, wird automatisch per Mail informiert.
Der erstellte Entwurf kann jetzt wiederum verwendet werden, um weitere Änderungen einzuarbeiten. Klicken Sie dazu auf den Bleistift in der obersten Zeile. Das Dokument öffnet sich wieder und Sie können weitere Änderungen einarbeiten.
Beachten Sie bitte, dass durch diese Entwürfe noch keine neue Version des Dokuments erstellt wird! Wenn alle Änderungen eingearbeitet wurden, starten Sie – wie gewohnt – einen Revisionsworkflow. Der Workflow verwendet automatisch den letzten Entwurfsstand und legt ihn in den Workflow. Der Rest läuft dann wieder wie gewohnt.
Mit der Veröffentlichung einer neuen Version werden die vorangegangenen Entwürfe automatisch archiviert und es kann mit neuen Entwürfen für die nächste Revision begonnen werden.
Und warum machen wir das?
Viele unserer Kunden haben eine eigene Dateiablage, um diese Arbeitsversionen zu speichern. Jedoch ist das in vielen Fällen nicht sehr sicher, da viele verschiedene Kolleginnen und Kollegen auf diese Ablage zugreifen können. Da wird dann in ein (möglicherweise falsches) Dokument etwas undokumentiert eingearbeitet, in der Folge an einem falschen Dokument weitergearbeitet und dadurch gehen wieder Informationen verloren.
Um das zu optimieren haben wir beschlossen, diesen Bearbeitungsprozess in den enabler4BIZ zu verlegen. Zentral, dokumentiert und verlustfrei kann damit nun der gesamte Überarbeitungs- und Revisionsprozess im enabler4BIZ abgebildet werden.
Sie wollen das sehen?
Um die Nutzung dieser beiden neuen Funktionen besser verstehen und einsetzen zu können, veranstalten wir für unsere Kunden (mit aktivem Wartungsvertrag) wieder ein kostenloses „Das Beste kommt zum Schluss„-Webinar. Erfahren Sie das Wichtigste in Kürze: Am 21. Oktober 2022 von 10:30 bis 11:30 Uhr. Formlose Anmeldung bitte unter office@logic4biz.com. Die Zugangsdaten zum Webinar erhalten Sie dann rechtzeitig vor dem Webinar.
Sollten Sie Fragen zu dieser Erweiterungen haben, stehen wir ihnen gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung.
(1) Sollten Sie das Plugin4BIZ nicht verwenden, können Sie das überarbeitete Dokument auf Ihrem Computer speichern und manuell über die Funktion „+ Neuen Entwurf hochladen“ in den Entwürfen ablegen.