Mit der Version 4.1.1225 dürfen wir Ihnen eine Erweiterung im Bereich der Dokumentenworkflows vorstellen. Ab der genannten Version sind Workflows und Workflow-Vorlagen für unseren Dokumentenworkflow standortabhängig.
Und was bedeutet das konkret?
Bisher waren beide enabler4BIZ-Elemente global, d.h. eine Workflow-Vorlage, die in der Location A angelegt wurde, konnte – sofern die Berechtigung dazu bestand – auch in der Location B genutzt werden. Nun kam es aber manchmal dazu, dass der Administrator des Standorts A für sich ganz spezielle Vorlagen angelegt hat, die Benutzer des Standorts B aber nicht wussten, was sie damit machen sollen. Gleiches hat bisher auch für die Workflows selbst gegolten.
Und was ändert sich jetzt?
Diese Erweiterung wirkt sich an mehreren Stellen aus:
- Prinzipiell ändert sich für Sie nur etwas, wenn Sie mehre Standorte in Ihrem enabler4BIZ-Managementsystem angelegt haben.
- Im Suchfilter der Vorlagen können Sie auswählen, von welchem Standort Sie die Workflowvorlagen sehen wollen. Beachten Sie bitte, dass Sie dies nur sehen, wenn Sie für mehr als einen Standort berechtigt sind.
- Für Vorlagen gibt es einen neuen Abschnitt in der Kopfinformation. Öffnen Sie die Vorlage mit dem Zauberstab, ganz unten finden Sie den Bereich „Zugeordnete Locations“. Klappen Sie diesen auf und wählen Sie die gewünschte Location bzw. die gewünschten Locations aus.
- Im Suchfilter der Workflows finden Sie ab dieser Version ebenfalls eine Standortauswahl.
- In welchem Standort ein Workflow gestartet wurde, sehen Sie in der Detailansicht zum Workflow direkt unter der Nummer.
- Die gleiche Information finden Sie auch in der Liste Ihrer persönlichen Workflows: Direkt neben der Nummer finden Sie die Information, welchem Standort der jeweilige Workflow gehört.
- Welchen Standorten eine Vorlage zugeordnet ist, sehen Sie in der Detailansicht der Vorlage ganz oben, gleich unter der Nummer.
- Unter Ihren „Persönlichen Workflows“ sehen Sie weiterhin alle Workflows, an denen Sie beteiligt sind, unabhängig davon, welchem Standort der Workflow zugeordnet ist.
Und jetzt?
Nachdem Sie das gegenständliche Update in Ihrem enabler4BIZ erhalten haben, ändert sich im ersten Moment gar nichts: Alle bestehenden Vorlagen werden – natürlich nur, wenn Sie die Standorttrennung im enabler4BIZ verwenden – allen Ihren Standorten zugeordnet. Sie müssen nur einmal 10 Minuten Zeit investieren, um jede Vorlage ihrem Standort zuzuweisen. Öffnen Sie die Vorlage mit dem Zauberstab, ganz unten finden Sie den Abschnitt „Zugeordnete Locations“. Klappen Sie diesen auf und schieben Sie die Locations hin und her, wie es für Sie passt.
Und noch etwas: Neue Workflows werden ab sofort in dem Standort angelegt, in dem Sie sich gerade befinden. Unter „Übersicht Workflows“ sind dann nur jene Workflows sichtbar, die dem Standort zugeordnet sind, in dem Sie sich gerade befinden. Unter „Persönliche Workflows“ sieht man aber weiterhin immer alle Workflows, an denen man persönlich beteiligt ist, unabhängig vom Standort dem der Workflow zugeordnet ist.
Vorlagen können Sie – wie oben beschrieben – einem oder mehreren Standorten zuordnen. Voreingestellt ist aber jener Standort, in dem Sie sich gerade befinden.
Sollten Sie Fragen oder Anregungen zu dieser Erweiterung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter 01/877 18 81 oder unter office@logic4biz.com.