Vom Prozess zum automatisierten Workflow

Eine Vielzahl an Abläufen wird in Unternehmen ständig wiederholt und bezieht bei jeder Wiederholung gleiche oder ähnliche Unternehmensbereiche/Abteilungen und Mitarbeiter mit ein. Ein sinnvoller Zugang ist daher solche Abläufe zu standardisieren und automatisieren, um dadurch längerfristig Zeit und Geld zu sparen.

Der Begriff Prozessmanagement gewinnt in vielen Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Auch die Logic4BIZ befasst sich seit vielen Jahren mit der Modellierung und Umsetzung von Geschäftsprozessen und bietet Lösungen zur Gestaltung, Dokumentation und Verbesserung von Qualitäts- und Prozessmanagementsystemen an. Um die im Unternehmen gelebten Geschäftsprozesse modellieren zu können, werden diese zuerst identifiziert und mittels Ablaufdiagrammen dargestellt. Diese Abbildung beschreibt die ablauforientierte Sichtweise des Unternehmens und ermöglicht damit in weiterer Folge die Einführung von Workflow-Management.

Workflow-Management baut auf die Geschäftsprozesse auf und lässt sich mittels entsprechender Softwarelösungen maßgeschneidert abbilden. Somit ist das Workflow-Management eine Möglichkeit, Geschäftsprozesse technologisch zu unterstützen. IT-gestützte Workflow-Managementsysteme stellen dabei vordefinierte Abläufe bereit, welche analog zu den entsprechenden Prozessen modelliert sind. Dabei können sich Workflows aufgrund der Komplexität erheblich unterscheiden. So ist ein Workflow zur Erfassung von Urlaubsanträgen wesentlich einfacher zu gestalten, als ein Workflow, der den gesamten Reklamationsprozess abbildet.

Jeder Workflow besteht aus einem Startereignis, einem definierten Ablauf sowie einem bestimmten Abschluss. Dieser definierte Ablauf beinhaltet unterschiedliche, aneinander gereihte Prozesse, welche durch eine Abfolge unterschiedlicher Aktivitäten bestimmt werden. Sämtliche Aktivitäten sind in sich geschlossene Objekte, die wiederum verschiedene Arten von Aktionen beinhalten bzw. den Benutzer zu einer oder mehreren Tätigkeiten (Eingaben, Bestätigungen, Prüfungen, Freigaben, u.v.m.) auffordern. Die Aktivität ist erst abgeschlossen, wenn sämtliche notwendigen Informationen eingegeben bzw. Freigabe- oder Prüfschritte bestätigt oder abgelehnt werden. Nach Abschluss einer Aktivität wird die nächste darauf folgende Aktivität ausgeführt.

Die Aktivitäten innerhalb eines Workflows stehen in Abhängigkeit zueinander. Diese Abhängigkeiten sowie die Inhalte der einzelnen Aktivitäten werden in einem Gesamt-Dokument abgebildet. Nach Abschluss eines Workflows können die einzelnen Eingaben der Benutzer in einer Übersicht dargestellt und sämtliche Schritte nachvollzogen werden.

Ziele von Workflow-Management
Mit der Einführung eines Workflow-Managements werden meist folgende Ziele verfolgt:

  • Vereinheitlichung der Prozessabläufe
  • Minimierung der Verarbeitungs- und Durchlaufzeiten ? Kostenreduktion
  • Reduzierung des Papieraufwandes
  • Strukturierte Dokumentation und Informationsverfügbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit und Transparenz sämtlicher Informationen und Prozesse
  • Klare Verantwortlichkeiten und Termintreue der zuständigen Personen
  • Erhöhung der Prozessqualität durch standardisierte Vorgehensweise

Umsetzung von Workflow-Management
In einem IT-gestützten Workflow-Managementsystem wird der Workflow-Ablauf durch aneinander gereihte Arbeitsschritte definiert. Diese Prozesse bestehen wiederum aus Formularen zur Abbildung der einzelnen Aktivitäten und zur Eingabe der Prozess-relevanten Informationen. Der Ablauf eines Workflows gleicht einem Fluss-Diagramm, bei dem sich die einzelnen Schritte verzweigen und wiederholen können.

So entsteht je nach Komplexität der Prozesse ein unterschiedlich stark verzweigtes Arbeitsfluss- bzw. Informationsnetz.
Neben der Verfügbarkeit von Formularen erfüllen die elektronisch abgebildeten Prozesse unterschiedliche technische Kriterien, um die Prozesslogik des Unternehmens in die Software zu integrieren. Dabei bedarf es unterschiedlicher Module, anhand derer die Anforderungen an ein IT-gestütztes Workflow-Management umgesetzt werden können.

Die nebenstehende Darstellung zeigt beispielhaft den schematischen Ablauf eines innerbetrieblichen Vorschlagswesens.

Um diesen vollständigen Ideen-Workflow zur Erfassung und Umsetzung von (Verbesserungs-) Vorschlägen abbilden zu können – angefangen bei der Erfassung der Idee, über die Entscheidung bis hin zur Umsetzung – sollte ein IT-gestütztes Workflow-Management folgende Eigenschaften besitzen:

  • Einfache Integration der Software in bestehende Systeme, beispielsweise durch Web-Lösungen (zentral am Server installiert)
  • Umfassendes Berechtigungskonzept, für die sichere Verarbeitung von sensiblen Daten
  • Einzelne, für den Kunden maßgeschneiderte Formulare bzw. Eingabemasken
  • Modellierbarkeit von logischen Verzweigungen sowie Schleifen (z.B. Überprüfungen)
  • Auswahlmöglichkeit vordefinierter Personen, Rollen, etc.
  • Automatische Erinnerungsfunktion (für anstehende Aktivitäten oder Termine)
  • Timer zur Vorgabe der maximalen Dauer von Abläufen
  • Automatisch generierbare Reports (beispielsweise zur Erhebung von Durchlaufzeiten, Übersicht abgeschlossener Workflows, Versäumnisse, etc.)

Fazit
Workflow-Management, das die wesentlichen individuellen Arbeitsprozesse darstellt und Abläufe auch quer durch das gesamte Unternehmen abbilden kann, ist mittlerweile mehr als nur ein unterstützendes Produkt. In Anbetracht der Möglichkeiten zur Kostenreduktion in der Verwaltung und der damit positiven Auswirkung auf die Wettbewerbsfähigkeit, stellt Workflow-Management einen wichtigen Produktivitätsfaktor für jedes Unternehmen dar.

Für weitere Fragen stehen Ihnen Mag.(FH) Peter Fasol und Ing. Gustav Zimmermann gerne zur Verfügung.
Sie erreichen uns unter +43-1-877 18 81 0 oder unter office@logic4biz.com.

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