Heute dürfen wir Ihnen unser neues Plugin4BIZ für Microsoft Word vorstellen, mit dem Sie Word-Dokumente bearbeiten und Änderungen anzeigen können. Damit verbindet sich Microsoft Word nahtlos mit Ihrem enabler4BIZ und entfällt das lästige lokale Zwischenspeichern bei der Bearbeitung von Dokumenten im Dok-Workflow. Und mit der neuen Vergleichsfunktion werden die getätigten Änderungen für Prüfer und Freigeber einfach und transparent.
Aber langsam und der Reihe nach:
Jene Kunden, die bereits mit unserem Logic4BIZ ModelDesigner arbeiten, kennen schon unser erstes Office-Plugin. Das neue Plugin4BIZ ist eine Erweiterung für Microsoft Word, die sich mit wenigen Mausklicks (und normalerweise OHNE Adminstratorrechten) installieren lässt. Nach der Installation finden Sie in Ihrem Microsoft Word einen neuen Menüpunkt:
Was können Sie jetzt mit den neuen Plugin4BIZ machen?
Das Plugin4BIZ setzt in der aktuellen Version an zwei Stellen an:
- Dokumente bearbeiten: Seit einiger Zeit gibt es im Dok-Workflow des enabler4BIZ die Möglichkeit, ein Dokument zur Bearbeitung an einen oder mehrere Benutzer zu senden. Diese erhalten – nach vorheriger E-Mailbenachrichtigung – das Dokument in ihren persönlichen Workflows angezeigt. Durch Anklicken wird das Dokument automatisch in Microsoft Word geöffnet, wo es dann sofort nach den Wünschen und Anforderungen des jeweiligen Mitarbeiters bearbeitet und ergänzt werden kann. Nach Abschluss der Bearbeitung kann das Dokument mit der Funktion „Bearbeitung abschließen“ sofort wieder in den enabler4BIZ-Workflow zurückgespeichert werden:
Der Bearbeitungsschritt wird durch das Plugin4BIZ auch sofort abgeschlossen und der Workflow geht an den nächsten Bearbeiter bzw. an Prüfer oder Freigeber.
Sollte die Bearbeitung des Dokuments länger brauchen, können Sie dieses selbstverständlich lokal auf Ihrem Computer abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen, weiter bearbeiten und die Bearbeitung abschließen, indem Sie im Word auf den Button „Bearbeitung abschließen“ klicken.
Natürlich lassen sich damit auch neue Dokumente erstellen: Starten Sie einen Workflow mit Ihrer Dokumentenvorlage und schicken Sie diese an alle Personen, die am neuen Dokument mitarbeiten müssen. Damit haben Sie auch den gesamten Erstellungsprozess dokumentiert! - Dokument vergleichen bei Prüfung und Freigabe: Das kennen Sie doch sicher: Sie bekommen ein Dokument zur Prüfung oder Freigabe und wollen wissen, was sich – im Vergleich zur aktuell gültigen Version – geändert hat. Die neue Funktion „Änderungen anzeigen“ öffnet das aktuelle Dokument und vergleicht es mit der aktuell veröffentlichten Version:
Microsoft Word zeigt Ihnen mittels farblicher Markierungen alle Änderungen an, einfach und übersichtlich!
UND: Sie können das zu prüfende oder freizugebende Dokument direkt in Microsoft Word „Akzeptieren“ oder „Ablehnen“ – so wie Sie es bisher im enabler4BIZ gemacht haben. Sollte die Prüfung/Freigabe länger dauern, können Sie das Dokument natürlich lokal auf Ihrem Computer speichern, den Workflow auf „in Bearbeitung“ setzen und die Freigabe oder Ablehnung zu einem späteren Zeitpunkt machen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann probieren Sie es doch einfach aus! Ab der enabler4BIZ Version 4.2.529 finden Sie im Menü „?“ und „Info enabler4BIZ“ am Ende der Seite den Link „Plugin4BIZ für Microsoft Word installieren“. Draufklicken, installieren und schon kann’s losgehen! Weiterführende Informationen zum Plugin finden Sie im Handbuch.
Sollten Sie Fragen zum Plugin4BIZ oder zur dazugehörigen Erweiterung des enabler4BIZ haben, kontaktieren Sie uns bitte!